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2021 07.08

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オンライン研修でグループワークを行うメリットやポイントは?

チョビベリー
オンライン研修でグループワークを行うメリットやポイントは?

新型コロナウイルスの影響もあり、人がたくさん集まる研修や説明会をオンラインで開催する企業が増え続けています。そんな中、「研修にグループワークを取り入れたいけれど、オンライン研修だとできるか不安……」と悩む主催者のために、オンライン研修でグループワークを行うメリットやポイントを紹介します。

オンライン研修にグループワークは必要?

「オンライン研修の場合、グループワークは必要がないしやる意味もないのでは?」とお考えの方もいるでしょう。確かにオンライン研修が一般的になったことで今まで集合研修で行われていた内容が見直され、グループワークを省いてただコンテンツを流すだけ、ライブ配信ではなく録画型の動画や資料をダウンロードして閲覧するだけといった研修の細分化も増えるようになりました。

しかし、今まで集合研修でグループワークを取り入れていたのであれば、オンラインであろうとなかろうと研修にグループワークは必要、ということになります。オンライン上で行うことに対し、どのような内容の研修かによって向き不向きはありますが、それが必要なグループワークであればまずはオンライン研修でも取り入れることを検討しましょう。

そもそも、オンライン研修でグループワークはできるの?

「オンライン上だと、集合研修のようなグループワークは無理じゃないの?」と不安な方もいらっしゃいます。確かにオンライン研修の場合は集合研修と全く同じ形でのグループワークはできませんが、オンラインという特性を理解し、研修内容をオンライン向けに合わせることでグループワークの実施が可能です。

ネット環境が整備されており、ミーティングを分けてグループワークができるWeb会議システムも存在する現在では、ひと昔前よりもオンライン研修でグループワークを行うハードルが下がったといえるでしょう。企業も参加者もオンライン研修自体に慣れてくることで、ますますオンライン上でのグループワークが開催しやすくなっています。

オンライン研修には「個別参加型」と「多拠点参加型」がある

オンライン研修には、自分の部屋やデスクから参加する「個別参加型」と、本社のほかに地方の支店や営業所など各拠点の会議室に集まって参加する「多拠点参加型」があります。たとえば多拠点参加型なら集合研修やWeb会議に似た形で開催できるため、少人数でも対面形式のグループワークが可能です。拠点ごとにグループワークを実施し、講師が全体をまとめて発表するといったこともできます。

テレワークが多い企業や拠点での研修会場が用意できない場合は、個別参加型のグループワークを取り入れるといいでしょう。

オンライン研修の場合、どんなグループワークがやりやすい?

今はひと昔前よりもネット環境が整備されており、実物を触って動かすような研修内容は難しいものの、集合研修で行っていたグループワークでもやり方を変えてオンライン研修に移行することが可能です。たとえばアイスブレイクや意見を交換する場合は、チャット機能やモニターを使う、オンライン版の研修用ゲームといったツールを使うことでスムーズに参加者同士の交流を行うことができます。

ブレーンストーミングをする場合は、Googleドキュメントなどの他者と共有して書き込めるツールのほか、Zoomでグループワークをする場合は「Zoomホワイトボード」というホワイトボードのようにアイデアを書き込める機能を活用できます。

また、大勢でロールプレイングを実施する際は、たとえばZoomの「ブレイクアウト」機能を利用していくつかの部屋を作り、参加者を振り分けることでグループごとのロールプレイングが実施できます。これらのツールをうまく活用し、集合研修で取り入れていたグループワークをうまくオンライン研修に取り入れましょう。

オンライン研修でグループワークを行うメリットは?

オンライン研修でグループワークを行う場合、集合研修で実施するよりもいくつかメリットがあります。

1. 交通費や時間の制限が減るので参加しやすい

オンライン研修の場合は、直接研修会場まで行く必要がないために交通費がかかりません。また、移動時間を気にする必要がないため、会場が遠方の場合でもスケジュールの調整がしやすくなります。天候による電車遅延などのトラブルに巻き込まれることがなく、時間を気にせず参加できるため通常の業務時間に受講することも可能です。なので、オンライン研修は集合研修よりもキャンセルがされにくく、受講者は気軽に参加しやすいというメリットがあります。

2. 運営側のコストが大幅に削減できる

オンライン研修でグループワークを実施する場合、大人数を収容するための会場をレンタルする費用や準備・後片付けの設営費が発生しません。また、開催場所が多岐にわたる場合でも講師や準備物にかかる移動コストのほか、社員の宿泊費や昼食代といった費用を大幅に減らすことができます。

「研修の一部分は毎回内容が同じ」といった場合は、講義内容を流用することで研修にかかるコストも減らすことができます。そのほか配布物の印刷費や準備にかかる事務手続きの人件費といった部分も削減できるでしょう。

3. 研修内容の振り返りや共有がしやすい

オンライン・オフラインを問わず、当日参加できなかった人に対して主催者が研修内容を録画し、動画を配信することがあります。特にオンライン研修の場合はモニターで閲覧されることが前提で研修を行っているため、研修の様子や資料が分かりやすいカメラワークの動画になっています。そのため、研修に参加できなかった人への情報共有がしやすいほか、当日の復習として閲覧する人は研修内容をさらに理解しやすくなるという特徴があります。倍速再生や自分が聞きたい部分だけ集中的に聞く、といった効率的な受講も可能でしょう。

また、集合研修の場合は同じグループワークでも場所の遠さや開催日程が分かれることで受講のタイミングがずれてしまいますが、オンライン上であれば本社や支店など場所を問わず同じグループワークに参加できます。どこにいてもリアルタイムで参加できることで、社内の教育格差が生じることもなくなります。

4. 感染症などのリスク対策になる

1か所に大人数が集まることで、新型コロナウイルスやインフルエンザなどの感染症のリスクが高まります。しかし、研修をオンラインに移行することで、グループワークを実施してもそのリスクは発生しません。

オンラインであれば人の移動の制限がかかった場合でも研修が可能なほか、マスク着用が必須とされる時期でも会場と違い飛沫を心配する必要がありません。講師と受講者ともに素顔での参加ができるほか、「感染が怖いから研修の参加を控える、検討する」といった参加者の悩みも減らすことができます。

グループワークをオンライン研修で行うデメリットは?

グループワークをオンライン研修で行う場合は、集合研修に比べてデメリットも生じます。たとえば個別参加型の研修の場合は、受講するためのPCやネット環境を人数分用意する必要があります。オンライン研修に不慣れな場合はトラブル発生時の対応に戸惑ってしまうなど、集合研修であればただ受講するだけだった参加者にとっては、オンライン研修に移行することで不安な要素も増えます。

集合研修であればスムーズに行っていたロールプレイングなどのグループワークは、手や体を使うものに関しては取り入れづらく、オンライン上でできるものに限定されます。また、集合研修であれば研修後にそのまま交流会や親睦会を開催しやすいですが、オンラインの場合は講義が終了したら解散するという流れになりがちです。今まで会場で行っていた名刺交換をする機会などもないので、参加者同士が直接交流する場は減ってしまうでしょう。

通常の集合研修を開催するかオンライン研修を開催するかは、メリットとデメリットをよく比較して検討しましょう。

オンライン研修でグループワークを行うときのポイント

オンライン研修でグループワークを行う場合は、いくつかポイントがあります。オンライン研修で楽しく失敗しないグループワークを行うためのポイントを紹介します。

1. 環境をしっかり整える

オンライン研修は動画を配信する側と受講する側の機材やネット環境の準備が重要です。PCのほか、モニター用のカメラやヘッドセットなどの必要な機材はあらかじめ人数分用意しておきましょう。特にグループワークを行う場合は他の参加者との会話がスムーズにできるよう、周囲が静かな場所から参加することも必要です。他の参加者のマイクが近い場合はハウリングを起こしてしまう可能性もあるので注意しましょう。

オンライン研修の場合はWeb会議システムを使いますが、無料のものは利用できる人数や時間が制限されるためにあまりオススメはしません。研修内容に合わせて、できるだけ有料のサービスを導入しましょう。

万一のトラブルに備え、講師のほかに機材トラブルにすぐに対応できる人がいると安心です。オンライン研修に不慣れな参加者のために、参加方法を記載した操作マニュアルを準備すると当日のトラブルも少なくなるでしょう。

2. アイスブレイクを行う

オンライン研修の場合はモニターに映る範囲(頭から上半身くらいまで)でしか他の参加者の様子が分からないため、集合研修で対面してやりとりするよりも情報が少なく、意思疎通がしにくいというデメリットがあります。

グループワークの最初にアイスブレイクを行うことで、参加者同士のコミュニケーションを取りやすくすることができます。また、オンライン研修の場合はずっと同じ体制で画面を見続けることによりストレスが発生しますが、アイスブレイクを取り入れることで一度リラックスし、集中してグループワークに臨めるようになります。

3. まとめや振り返り、休憩時間をきちんと用意する

オンライン研修の場合は集合研修に比べて、どうしても講義に対しての集中力が落ちてしまいます。そのため、グループワークの終了後は講師がしっかりとまとめや振り返りのための時間を用意しましょう。オンラインの場合は集合研修以上に他のグループに対する理解を深められるような工夫が必要です。

Zoomの「ブレイクアウト」機能などで参加者をいくつかのグループに分けた場合は代表者に発表の機会を与えたり、グループが多すぎて個々の発表が難しい場合は後から資料を作成したりとできるだけ情報を共有できるようにしましょう。

また、オンライン研修は集合研修よりも参加者が疲れやすいという特徴があります。講義やグループワークが集合研修の内容と同じ場合でも、よりこまめに休憩時間を入れることで参加者の集中力を保つ効果が期待できるでしょう。 

4. 参加者が楽しめるゲームを取り入れる

オンライン研修はその場に集まる集合研修に比べて、緊張感が少ない分参加者の集中力が持続しにくいという特徴があります。そのため、グループワークも普段の集合研修より参加者の興味がわくような内容を工夫するべきでしょう。

一番簡単な方法は、楽しみつつ他の参加者と交流ができるゲームを取り入れることです。集合研修よりもできるものは限られてしまいますが、たとえばジェスチャーゲームやクイズ大会などは参加者に何かを準備してもらう必要がなく、参加者が何人いても楽しめるゲームです。また、余裕があればイラストやマインドマップの作成のほか、自己紹介でも「実は○○です自己紹介」や「ネガティブ自己紹介」などユニークなものに変えるだけでもグループワークの空気を変えることができます。 

5. 研修後の交流会でコミュニケーションの機会を増やす

新型コロナウイルスの影響で、内定者研修や新人研修もオンライン上での開催に移行する企業が増えています。オンライン研修には企業側のメリットも多いですが、参加者の交流の機会が大幅に減ってしまうことがデメリットです。

新人研修などは同期の交流を深めるという役割もあるため、オンライン研修中のグループワークでコミュニケーション不足を感じる場合は、オンライン研修とは別日に直接交流する機会を設けるのがオススメです。

どうしても実際に集合できない場合は、研修後にそのままオンライン上で交流会や飲み会を開催するのもいいでしょう。事前にお酒やおつまみを用意するように促すことで、研修後の楽しみのために受講に対して積極的になる参加者も増えます。

6. 専門の業者に依頼する

オンライン研修は慣れてしまえば簡単でも、特に最初に開催するまでにはいろいろと準備があります。今まで同様に研修資料の準備が必要なほか、オンライン研修用の機材やWeb会議システムの導入、そしてそれぞれの使い方を覚えて参加者に伝える必要があるということを頭に入れておきましょう。

社内で初めて実施する場合や社内のリソースが足りない場合は、他社が提供しているオンライン研修サービスを取り入れることも検討しましょう。オンライン研修に必要な機材をまとめてレンタルできるほか、セッティングや当日のスタッフを用意してくれるサービスや用途に合わせた研修をオリジナルで作ってくれる会社もあります。専門業者に依頼することで、研修中のトラブルを減らす効果もあるでしょう。 

グループワークの効果を高める「ゲーム型研修」とは?

オンライン研修で使えるグループワークとして、今注目を浴びているのがゲーム型研修です。たとえば内定者研修や新人研修など、チームビルディングや社内のコミュニケーション強化が目的であれば専門のサービスを提供している会社に依頼してしまうのもオススメです。

株式会社IKUSAでは、オンライン謎解き「リモ謎」の運営を行っています。

リモ謎は、オンラインでできる謎解き脱出ゲームです。「閉ざされた電脳都市からの脱出」や「燃え盛る本能寺からの脱出」などのストーリーがあり、参加者は世界観に浸りながら謎解きを楽しみます。

制限時間内にすべての謎を解くためには、メンバー同士のコミュニケーションがとても重要。ゲームを通してオンラインでのコミュニケーション手法を学ぶことができます。

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そのほかにも、合意形成を目的とした「合意形成研修  コンセンサスゲーム ONLINE」や、ジグソー法を活用し、チーム内だけでなくより多くの人とのコミュニケーションを取れるように設計された「リモ探」など、さまざまなグループワークゲームをご用意しています。

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まとめ

オンライン研修のグループワークは、参加者が集まりやすく主催者のコスト削減になるなどのさまざまなメリットがあります。集合研修よりも機材の準備が必要だったり、対面形式と同じようなグループワークはできなかったりとデメリットもありますが、楽しめるポイントをうまく取り入れて研修を行いましょう。自社で研修の準備が難しい場合は専門の研修サービスがある業者に依頼するのもオススメです。

この記事を書いた人

チョビベリー
1982年生まれ。京都市立芸術大学日本画専攻卒業。柔道・ボクシング・極真空手の経歴をもつ普通のOL。複数のWEBサイトで記事を執筆するかたわら、自身の恥をかきさらす意識ぬるい系ブログ『チョベリグ!』を更新中。特技は速読、ダメ出し、絵を描くこと。

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