研修を計画的に準備しよう！スケジュールの作成方法を解説

研修の成功を左右するのは「計画」にあると言っても過言ではありません。正しくスケジュールを組み、予定どおりに準備することが、研修を成功へと導きます。

しかし、いざ研修のスケジュールを作成しようと思っても、研修の経験が少ないと勝手がわからないことも多いでしょう。

そこで本ページでは、研修を計画的に準備するための「スケジュール作成方法」を解説します。ぜひ本ページを参考にしながら、自社に合った研修スケジュールを立てていきましょう。

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研修は「スケジュール」が重要

研修のスケジュールを組み際は、「なにをいつまでに進めておくか」「いつ研修を実施するのがベストか」を決めます。

そのため、万が一スケジュールの作成方法に誤りがあると、スムーズに準備が進まないだけではなく、「準備不足で当日を迎える」「そもそも研修を実施できない」など、大きな問題が発生するのです。

仮に準備や研修が予定どおりに進まなかった場合、担当者が責任者として厳しく批判されることも。余裕を持って準備・当日を迎えられるよう、研修のスケジュール作成の基本を身につけましょう。

研修のスケジュール作成方法

ここからは、研修のスケジュール作成方法と各工程のポイントを解説していきます。研修のスケジュール作成がはじめての方でもわかりやすく説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。

テーマを決める

研修のスケジュール作成では、まず「テーマの決定」からスタートします。

一口に「研修」といっても、テーマはさまざまです。たとえば「新入社員にビジネスマナーを身につけてもらう」「管理職候補の従業員にリーダーシップを学んでもらう」など、テーマは一つではありません。

当然、テーマごとに必要な研修プランは異なります。研修プランによってスケジュールの作成方法も異なりますので、まずはテーマを具体化させる必要があります。

また、テーマを決める際にはなるべく具体的にしぼって決めることが大切です。たとえば、新入社員向けにビジネスマナーの研修を実施するなら、「ビジネスマナーの実践スキルをケースメソッドで学ぶ」「ビジネスマナーの必要性・重要性を理論的に学ぶ」など、深堀したテーマをイメージしましょう。

テーマが具体化できれば必要な研修内容も明らかになり、計画が立てやすくなります。

予算を決定する

研修のテーマが決定したら、社内の予算を確認します。研修にかけられる予算をもとに計画を立てますので、お金の問題は早めに確認しておく必要があります。

予算が多いほど研修内容の選択肢は増えます。しかし、必ずしもお金をかければ研修が充実するわけではありません。予算が安価であっても、工夫次第で質の高い研修を実施することは可能です。そのため、予算に余裕がなくても心配する必要はないでしょう。

研修内容を計画する

予算を決定後、研修内容を計画しましょう。研修の種類は大きく4つ。「講義スタイル」「ロールプレイング」「オンライン」「グループワーク」です。研修の種類ごとに、適した研修内容は異なり、必要な資金にも違いがあります。

たとえば、講義スタイルであれば、研修内容は座学的な要素が強くなるでしょう。費用に関しても、「講師への依頼費用」「会場費用」「講師の交通費や昼食費」などが必要です。

一方、オンラインの場合はオンライン環境に適した研修内容を選ぶ必要があります。費用に関しては「ツールの導入費」「設備費用」などがメインとなるでしょう。

研修内容を計画する際には、研修の種類選びから進めていくとスムーズに計画しやすくなります。

「仮」でスケジュールを組んでみる

大まかな研修内容が決定したら「仮」のスケジュールを組んでみましょう。研修を実施する日やツールを準備するなど重要な予定を仮決定しておくと、より細かなスケジュールを組みやすくなります。

また、できればスケジュールは紙に書き出すのがおすすめです。視認性が高くなり、より直感的にスケジュールの全体像を把握しやすくなる、上司やサポート役などにも確認してもらいやすいといったメリットがあります。

周囲のスケジュールを確認しながら調整する

「仮」のスケジュールを組んだ後は、微調整していきます。サポート役に都合を確認したり、可能であれば参加者にも参加しやすい期日などを確認しておくといいでしょう。

関係者のスケジュールを確認しながら調整する際には、「余裕を持ったスケジュール調整」が重要です。希望スケジュールをそのまま落とし込んでしまうと、想定外のトラブルが発生した際に対応できません。「サポート役が急遽別件の用事で追われてしまった」「ツールの使い方がわからずレクチャーが必要になった」などのトラブルはよくあることです。

万が一のトラブルに備えて、スケジュール調整は余裕を持って行いましょう。

研修スケジュールを作成する際の注意点

ここからは、研修を行う企業の担当者に向けて、スケジュール作成時の注意点について解説します。計画どおりに研修を実施するためにも、以下の内容をチェックしておきましょう。

むやみに短期間で完成させようとしない

研修スケジュールを作成する際には、むやみに短期間で対応しようとしてはいけません。

研修スケジュールをむやみに短期間で完成させようとすると、必要な内容を見落としてしまったり、十分に精査できなかったことで準備不足のまま当日を迎えるなどのリスクも増えます。

研修スケジュールの作成は、早めに取り掛かり時間をかけて細かくチェックしながら進めましょう。とくに研修スケジュールの作成に慣れていない方は、なおさら時間をかける必要があることを頭に入れてくおいてださい。

外部研修のスケジュールを先に決める

研修スケジュールの作成では、「外部研修のスケジュール」を先に決めましょう。

社内研修は比較的計画を調整しやすいもの。大幅なズレがない限りはある程度対応しやすいでしょう。

一方、外部の専門会社などに研修を委託する場合そうはいきません。外部の会社に委託している以上、計画どおりに進めることは必要不可欠。そのため、外部研修のスケジュールを先に決定し、後から社内研修の予定を組み込むイメージで計画を立てる必要があります。

研修内容に優先順位をつけて計画する

研修のスケジュールを立てる際には、研修内容に優先順位をつけてから計画するのがおすすめです。

企業によっては、一度の研修で実施したい内容が複数あることも。とくに新入社員向けの研修では「ビジネスマナー研修」「ビジネスマインド研修」「ロールプレイング研修」など、取り入れたい内容がたくさんあるでしょう。

検討している研修内容が多い場合には、「絶対に実施したい研修」から順番に優先順位をつけてください。スケジュールに余裕がない場合も、優先順位の高い研修は実施できますし、省ける研修も明確になりますので、よりスケジュールを組み立てやすくなります。

研修において重視するテーマは企業によって異なりますので、「学んでほしいこと」「身につけてほしいこと」を明確にしていきましょう。

「振り返り」の期間を設ける

研修は「実施して終わり」というわけではありません。研修実施後に振り返ることも大切です。そのため、研修計画を立てるのであれば、振り返りの期間を設ける必要があります。

研修における振り返りは、参加者の定着率の確認につながりますし、研修の効果測定としての役割も担います。研修を実施した後にも必要な工程があることを頭に入れておきましょう。

まとめ

本ページでは、研修を計画的に準備するための「スケジュール作成方法」について紹介しました。テーマ決めから計画確定に至るまで、いずれも重要なポイントばかりです。

企業研修における担当者の方は今回触れた内容をもとに、自社に最適な研修計画を立ててみてはいかがでしょうか。

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