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2021 04.05

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【オフライン&オンライン】幹事必見!会社の新年会前にすべきこと

よしふみ
【オフライン&オンライン】幹事必見!会社の新年会前にすべきこと

会社の新年会の幹事、どのように決められていますか?持ち回りで担当している場合、やりたくなくともいつかは回ってきてしまうもの。それが初めての幹事の場合、何からどう進めていけばいいのか、いまいちよくわかりませんよね。

さらに、新型コロナウイルス感染症の流行もあり、これからは従来通りの店舗での新年会だけではなく、オンラインで新年会を開催することも増えてくるかもしれません。オンライン新年会の幹事は、それこそ経験者が少なく、アドバイスも得にくいでしょう。
そこで、本記事ではオフライン編、オンライン編に分けて会社の新年会幹事がすべきこと、押さえておくべきポイントについて紹介します。

【オフライン編】会社の新年会幹事がすべきこと

会社の新年会幹事がすべきことは、主に「店選び」「メニュー選び」「出欠確認」の3点です。この3点だけは最低限しっかりと押さえておきましょう。ここでは、この3点について、それぞれ押さえておくべきポイントを紹介します。

店選びのポイント

店選びのポイントは、「とにかく早く動くこと」に尽きます。10名以上の大所帯になればなるほど、その人数に対応できる部屋は少なくなります。おのずと、他の予約希望者との取り合いになるものです。特に会社が多くあるエリアにある店は、例年早い時期からどんどん予約が埋まっていきます。駅での移動なく会社が位置するエリアで新年会を行いたいと思うのは、どこでも同じことなのです。

ある程度まとまった人数での新年会が予想される場合は、早め早めに動き始めましょう。ギリギリになって「どこも予約できません」となることだけは避けなければなりません。なお、正式な人数の変更はあとからでもできるため、ざっくりした人数でひとまず仮押さえしておけばOKです。

店を選ぶ際には、前年度の幹事を頼ると良いでしょう。店選びのポイントや会費の情報など、知っておくと良いことを教えてもらうとスムーズです。食物アレルギーで特に留意すべき社員の有無、幹事として動いていて困ったこと、こうしておけば良かったなどの改善点も聞いておけると、大きな失敗をせずに済みます。

決済手段についても確認しておきたいところです。クレジットカード決済やキャッシュレス決済ができる店であれば、当日の会計が楽ですよ。会費の集金や確認を当日のその場でしなくても良く、支払いもスマートです。会費の集金も、キャッシュレス決済サービスを使って送ってもらったり、口座に直接振り込んでもらったりと、幹事・参加者双方が手軽な方法を柔軟に取り入れてみましょう。

また、キーパーソンとなる上司には、今年の幹事を務めることになった報告を兼ねて一言挨拶をしておきましょう。挨拶に行った際、上司が参加できる日取りをいくつか先に聞いておければなおよしです。上司の参加可能日を候補日も含め共有・確認していくことで、「その日は参加できないので、別の日にしてくれる?」と言われてしまう状況を避けられます。
キーパーソンが複数名いる場合には、全員に何日か日を挙げてもらうことで、キーパーソン全員が参加できる日を見つけ出しましょう。

メニュー選びのポイント

店を選べたら、予約するメニュー選びを行います。会費の予算に応じたプランを選ぶ必要があるため、先に会費の目安を立てておきましょう。なお、これは店選びの際にも気を付けておきたいポイントですが、プランを選ぶ際には、あまりにもなじみのない料理や尖った料理ばかりが並ぶプランは控えたほうがベターです。
会社の新年会は、老若男女さまざまなメンバーが参加します。激辛料理だらけのプランや、肉類ばかり、野菜オンリーといった個人の趣味に偏らないことが鉄則です。基本的には無難が1番。よほど気心の知れたチームメンバーだけで新年会を行うといった場合でない限りは、奇をてらったプランにする必要はありません。

プランを選ぶ際には、飲み放題が含まれているのか、別途付けられるかどうかも確認しましょう。別途付ける場合は、ひとり当たり総額いくらになるのかも確認します。また、飲み放題に含まれているドリンクの種類や数もチェックしておくと良いでしょう。なかには、ドリンクの種類に応じて飲み放題にランクを付けているお店もあるため、予算面と満足度を考えて決める必要があります。
席だけ予約をしておければ、メニュー選びにはある程度の猶予をもらえるお店も。予約時に決めかねている場合は、いつまでに決めればいいのかを店側に確認してみると良いですよ。
また、キャンセル料不要で人数変更ができる期限も忘れずに聞いておきましょう。

出欠確認

会社のトップやキーパーソンには、対面やメールを使い、個別に予定を尋ねましょう。挨拶をした際にざっくり予定を聞けていた場合も、改めて都合に変更がないか確認しておきます。それらの日を候補日とし、残りのメンバーに出欠の確認を取りましょう。


少人数での新年会の場合は候補日をざっと挙げて、全員の出欠可否を取りまとめた上で1番参加可能人数が多い日に決定しましょう。これにより、誰かが納得できないといった事態を防ぎつつスムーズに決められます。一斉メールやオンラインチャットツールなどを利用しても良いですが、そこで一人ひとりから返信をもらうより、「調整さん」「調整丸」といった専用ツールを使うことをおすすめします。
どの日程が1番参加可能者が多いのかが一目瞭然のため、メールよりも効率的に取りまとめられますよ。
出欠確認の連絡をする際に盛り込みたい情報は、以下の通りです。

  • 開催日時
  • 店舗情報
  • 会費
  • 出欠の返答期限

店舗情報には、店の名前の他、住所も記載しておきます。Googleマップの地図のURLや食べログなど口コミサービスの該当URLを添付しておくのも良いでしょう。また、忘れてはならないのは返答期限です。最終決定までに猶予をもたせられる場合は、「〇日までは変更が可能なため、現時点での出欠可能状況をお知らせください」と添えておくと、参加できるか未定の人も返信がしやすくなります。

その他

他にも、幹事の仕事は以下のようにいろいろあります。

  • 余興の企画、景品の用意
  • 二次会の店の手配
  • 乾杯、挨拶の依頼

これらは、その会社の新年会が例年どうなっているかによってもやるべきか否かが異なります。だからこそ、事前に前年幹事から情報を得ておくことが重要です。
余興を行う場合の企画のポイントは、シンプルなルールで、誰でもその場ですぐ楽しめるかどうか。年代や性別によって付いていけない人ができるだけ発生しないよう、気を配りましょう。ありがちではありますが、やはり手軽なのはビンゴゲームでしょう。ゲームが盛り上がるよう、予算内で景品も用意しておくと良いですね。
景品にかけられる予算に関しても、あらかじめ前年幹事や会社側に確認しておきましょう。

また、二次会に行くことが多い場合、二次会の店も先に予約しておくことをおすすめします。理由は新年会と同様、ギリギリになればなるほど、店を押さえられなくなるおそれがあるためです。人数が多いと、より「入れる店がない」とウロウロする羽目になるおそれがあります。楽しい雰囲気を気まずいものにさせないためにも、おおよその人数が入れる店を予約しておきましょう。こちらも前年幹事に積極的に相談すると良いですよ。
さらに、忘れてはならないのは、乾杯や挨拶の依頼です。早めにお願いし、当日になって「誰がするの?」とならないようにしたいものですね。

【オフライン編】新年会1週間前~当日までに幹事がすべきこと

開催1週間前から当日にかけて、再び幹事の仕事がやってきます。まずは、最終人数の確定です。あらかじめ店に確認した最終人数変更可能日までに、改めて全員に開催の知らせをリマインドし、期限を決めて出欠の変更がないかどうかを確認します。期日を過ぎたあと、やむなく欠席することになってしまった場合には、キャンセル料がかかる旨も一言添えておくとトラブルの防止に繋げられます。

次は会費の集金についてです。当日店で現金をやり取りするのは、人数が多ければ多いほどややこしく、ミスが起こるおそれが高まります。特に開始後の集金は、お酒が入っているためなおさらです。できれば、社内で事前事後いずれかのタイミングで集めておくようにしましょう。店選びの段階でクレジットカード決済が可能な店を選んでおくと、当日まとまった現金を持ち歩く必要もありません。

さらに、当日の席順にも留意しましょう。会社によっては席の位置にはこだわらないケースもあるかもしれません。しかし、知らずに誤った席に案内してしまうと目上の方に対して失礼となってしまう場合がありますので、避けたいところです。上座下座を確認し、どう誘導すればスムーズになるのかを頭に入れておくと良いですね。

【オンライン編】会社の新年会幹事がすべきこと

お店での新年会は、過去に幾度となく繰り返し開催されてきたこともあり、幹事のすべきことが明確化されています。前年幹事や上司に相談もでき、困ったときにも手助けを得やすいでしょう。

しかし、オンライン新年会はどうでしょうか。まだまだあまり広まっていないため、幹事がやるべき内容や手順がイメージできない方もいるのではないでしょうか。オンライン新年会の幹事が最低限やるべきことは、オフライン新年会同様の出欠確認や当日利用するオンラインツールの手配です。
それぞれを進める際に押さえておくべきポイントについて紹介します。

出欠確認はオフラインと同様

まずは出欠確認です。こちらは、オフライン新年会の際に行う内容と特に大きな違いはありません。
会社によっては日頃の業務から完全フルリモートになっているケースもあるでしょう。キーパーソンへの連絡もおのずとテキストメインになるため、内容の食い違いや齟齬が起こらないよう、文面に気を付けて連絡しましょう。

また、キーパーソンのおおまかな参加可能日がわからなければ他のメンバーへの連絡に進みにくくなります。キーパーソンに対しては、やんわりと「いつ頃までにご回答をいただけますと幸いです」と伝えておくと良いのではないでしょうか。

ツールの手配、使用許可

オンライン新年会の幹事が最低限すべきことは、出欠確認とツールの手配です。代表的なツールはzoomでしょう。他にも、12人以内であれば無料で使える「たくのむ」など、さまざまなツールがありますよ。
参加人数が多い場合、一堂に会してしまうと、オフライン新年会のように和気あいあいとはなかなか喋りづらいものです。聞き役に回り続けてしまう人が出てくるなど、幹事としてもどう場回しをすればいいのか迷ってしまうのではないでしょうか。

人数が多い場合は、テーブル別に少人数グループで分かれて話せる「Remo」がおすすめです。開会・閉会時は全員が司会役や幹事の声に耳を傾けます。その後は、司会役・幹事が少人数ずつテーブルに分かれるようアナウンスをしましょう。
途中で1度くらいは強制的に席を移動する時間を設けても良いでしょう。なお、店での新年会では別テーブルでの話し声も聞こえてきますが、Remoでは別テーブルの声は一切聞こえません。その点はオフラインと異なりますが、「大人数でのオンライン飲み会はコミュニケーションが難しい」印象は少なくとも変わることでしょう。一度利用を検討してみてはいかがでしょうか。

Remoの利用には一定の利用料がかかりますが、参加人数が50名以内であれば、5時間までのイベントをお試し開催できます。利用料は月額、年額のいずれか。参加者数やイベント開催時間、1テーブルの最大着席数に違いのある4プランから選択可能です。利用料は米ドル記載のため、開催時の相場によって日本円での支払額には差が生じます。

  • 参加最大人数50名 月額125米ドル イベント開催時間25時間
  • 参加最大人数200名 月額450米ドル イベント開催時間5時間
  • 参加最大人数500名 月額850米ドル イベント開催時間5時間
  • 参加最大人数850名 月額1950米ドル イベント開催時間8時間

Remoなど、一時的に有料サービスの利用が必要な場合は、早めに会社側に相談しましょう。また、zoomなど、社内ですでに取得している有料アカウントを使用してオンライン新年会を開催する予定の場合も、まずは会社側にその旨を伝え、使用許可を得ておくと安心です。

飲食代についての確認は事前に

オンライン新年会の場合、キャンセル料が関係してくるオフライン新年会とは異なり、最終的な出欠変更はギリギリまで可能です。ただし、やはり開催日が近づいてきた1週間前くらいには、再度リマインドしておくと親切でしょう。


また、もう1点確認しておきたいのが、当日の飲食代の扱いについてです。通常、オンライン飲み会では各自が自由に用意した食事やドリンクを用いて行います。しかし、店での新年会の場合、従来であれば会社側から会費に援助金が出るといったこともあるでしょう。オンラインでの新年会の場合、オフライン時のときのような会社側からの支給があるのかどうか、事前に確認しておくことをおすすめします。支給される場合の金額、使い道、参加者から集めるべき会費についても早めに明確にしておきましょう。

なお、オンライン飲み会の需要拡大を受け、個々で食事やドリンクを買わずに、専門業者から各自宅に同じメニューを宅配するオンライン飲み会宅配サービスも登場してきています。店で食べるようなおいしいメニューが揃っているため、気分が上がりますよ。また、遠隔でありながら同じものを食べられる点においても、参加者に一体感を味わってもらえるのではないでしょうか。「おいしそう!」とコミュニケーションのきっかけにもなりそうですよね。

清算は全員分を一括で行うため、会社側が新年会に費用を出す場合の管理も楽々です。ただし、宅配サービスを利用する場合は、料理の手配の都合上、店での開催と同様に出欠人数を期日までにはっきりさせておく必要があります。期日は人数やサービスによって異なります。また、サービスによっては申し込める最低人数に縛りがあることも。利用を考えている場合は、ひとまず早めにチェックしておきましょう。

企業のオンライン飲み会におすすめのフード宅配サービスを紹介!

【オンライン編】新年会を「ただのオンライン飲み会」にしたくない場合

オンライン新年会といっても、各自が家で画面越しに話ながら飲む以上、結局のところ「ただのオンライン飲み会」になりがちです。もちろん、それでも特に問題はないのですが、「やっぱり、新年会はちょっと違う飲み会にしたい」と思う方もいるのではないでしょうか。

「ただのオンライン飲み会にしたくない」場合は、オンライン上でも行える余興を企画しておくと良いでしょう。とは言っても、ただでさえ不慣れなオンライン新年会の幹事。仕事をしながらオンライン上でみんなが楽しめる企画を考案するのは、よほど得意な人でない限り難易度は高いものですよね。企画が何とか考えられた場合であっても、当日ネット越しに司会進行をするのは難しいもの。特にオンライン上では参加者の温度感がいまいち伝わりづらいため、盛り上がれるような司会進行はハードルがかなり高いといっていいでしょう。

そこで、オンライン新年会に企画を盛り込みたい方におすすめしたいのが、企業向けにオンライン飲み会用のイベント企画・運営・進行を行っている専用サービスです。餅は餅屋。予算を確保できるであれば、企画からお任せしたほうがスムーズであり、効率的です。ここでは、IKUSAがプロデュースしている「オンライン社内イベント」について紹介します。

IKUSAがプロデュースする「オンライン社内イベントプロデュース」について

企業に対し、さまざまなオンラインサービスを提供しているIKUSA。不慣れながらもオンラインイベントに取り組もうとしている会社をサポートするべく立ち上げられたのが、「オンライン社内イベントプロデュース」です。新年会はもちろん、周年事業やキックオフミーティング、ファンイベントなど、多様な社内イベントの企画・運営を任せられますよ。なお、プロデュース実績は2020年だけで100件以上。もともとオンラインイベントを専門に手掛けてきた企業だからこそ、体験のクオリティは高く、要望に応じた提案をしてもらえるのがメリットです。当日の主な流れは、以下の通りです。

  1. ログイン受付
  2. 開会式
  3. イベント
  4. 表彰式
  5. 閉会式

オンラインイベントへの参加に不慣れな社員のログインについても、IKUSAのスタッフが担当してもらえるため、幹事が奔走する必要はありません。イベントを盛り上げるMCも手配してもらえるので、オンラインイベント特有の雰囲気に慣れていない方でも安心して楽しめます。

また、オリジナルフードの手配も依頼可能。オプションに自宅で楽しめる謎解き「おみやげ謎」をつけたり、ノベルティグッズを制作したりすることも可能です。

メニューやオプションの詳細は、資料をご覧ください。

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そして気になるイベント内容に関しては、チームで一丸となって謎を解く謎解きゲーム「リモ謎」や、ジャングルから生き延びるためにアイテムを決断していく合意形成ゲーム「ジャングルサバイバル」など、多種多様な内容が勢揃い。オフラインでの新年会では味わえないような体験ができるのがメリットです。
楽しいだけではなく、社内のコミュニケーション改善にも一役買うイベントです。もっとカジュアルなものが良ければ、クイズ&ゲーム大会といった親しみのあるものもあるため、参加者層や会社カラーに合わせて決めましょう。各ゲーム概要は以下の通りです。

  • リモート×謎解き「リモ謎」:最大参加人数500
  • オンラインコンセンサスゲーム「ジャングルサバイバル」:最大参加人数250名(5チーム程度)
  • オンライン運動会「おうち防災運動会」:最大参加人数100
  • オンラインクイズ&ミニゲーム大会:最大参加人数500

中でも、「リモ謎」はリリース4ヶ月で100回の開催実績を誇るゲームです。

チームビルディングにも活用されているオンライン謎解きゲームなので、社員の結束力を高めたい方にもおすすめです。

リモ謎の資料ダウンロードはこちら


「オンラインクイズ&ミニゲーム大会」は、有名クイズ番組のようなクイズ大会をオンラインで開催できるものです。出題される問題には、会社ならではのオリジナルの内容も入れ込めます。盛り上がりながらも、会社のことを改めて知る機会になるのではないでしょうか。ちなみに、ゲーム内で獲得した点数の集計はシステムが自動的に行うため、手間もかかりません。


さらに、イベントに合わせたオリジナルムービーの作成も可能。イベントで使用するバーチャル背景素材の制作も依頼できます。

オンライン新年会が初めてで何をしたら良いかわからない……という方は、ぜひIKUSAにご相談ください。

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まとめ

これまでは、当然のように店に集まって行っていた会社の新年会。感染予防のためとはいえ、オンラインで新年会を開催することに対して、どこか物足りなさを感じてしまう方もいるでしょう。特に従来型の新年会に長年慣れ親しんできた上の世代の人ほど、オンラインでの開催に乗り切れなかったり、味気ないと感じてしまったりするのは仕方がないことだといえます。


しかし、オンライン新年会でも、工夫次第でオフラインでの新年会とは違った楽しみ方ができます。また、自宅から参加できることから、店での開催であれば新年会への参加が難しかった子育てや介護中の社員の参加ハードルが下がるというメリットもあるのです。
従来型のオフライン新年会、オンライン新年会共に、幹事がやるべきことは多く、仕事と並行して進めていくのは大変かもしれません。本記事でお伝えしたポイントを押さえつつ、利用できるサービスを賢く利用しながら、効率的かつ失敗のない幹事業を務めてくださいね。

 

 

 

この記事を書いた人

よしふみ
旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。

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