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2021 03.04

リモ研リモ謎

リモート研修の効果・種類を紹介!効果的に行うコツとは?

IKUSA.jp編集部
リモート研修の効果・種類を紹介!効果的に行うコツとは?

2020年より爆発的に感染拡大した新型コロナウイルスの感染拡大防止策としてリモートワークが推奨されてきましたが、研修についても同様にリモートで行う機会が増えています。コロナ禍以前から働き方改革が進められていましたが、一方で急激な生活様式の変化に対応が遅れてしまった企業がまだあります。
リモート研修を取り入れたいけど導入に足踏みしている方向けに、ここではリモート研修の特徴や、成功させるためのポイントをまとめてみました。

リモート研修とは

リモート研修とは

リモート研修とはオンライン上で映像を配信して行う研修のことです。オンライン環境が整っていれば自宅を含めてどこでも受講できるのが特徴です。もともと働き方改革などでワークスタイルが変化していく兆しはありましたが、リモートワークやリモート研修は新型コロナウイルスの脅威にさらされている今の時代にマッチした方式ということで急速に普及しました。
言い方を変えると、多くの企業がリモートに切り替えざるを得ない状況になってしまったのですが、これまでの経験や十分な準備期間が無かったために導入に二の足を踏んでいる企業も一部で残っているのが現状です。

リモート研修のメリット

リモート研修のメリット

リモート研修のメリットは、もちろん新型コロナウイルスの感染防止という事もありますが、企業にとってはそれ以上に「場所の制約がない」「時間の制約がない」「動画という資産が残る」などコスト削減につながる大きなメリットが多くあります。

会場を借りる必要がない

参加者を会場に収容する必要がないため、会場を借りなくても実施できるというのが最大のメリットです。従来の集合型の研修では、講師と参加者の日程を調査した上で空いている会場を探して予約する必要がありましたが、そのような手間をかける必要がなくなります。「何月何日何時からウェブ上でリモート研修をする」という参加者向けの案内と、講師の手配、参加者のオンライン環境の整備と確認などは必須ですが、会場を探す手間が省けます。
また、リモート研修の環境さえ整えば、何人でも(※オンライン環境によって制限はありますが)参加が可能です。録画して配信された動画を後から視聴するタイプのリモート研修の場合には、開始時間さえ指定する必要がありません。後者はもともとyoutubeなど動画配信サービスなどに慣れている若手職員にとっては導入への抵抗が小さいと考えられます。

感染症予防に役立つ

リモート研修はそれぞれ自宅やカフェなど自分の好きな場所で受講できるため、人が集まらず感染症予防に役立ちます。ウイルスなどを介して流行する感染症の予防には、密閉、密集、密接の三密を避ける事が有効とされていますが、そういう意味で言えば、人が1箇所の密閉空間に集まる研修はまさにその三密の状態になってしまう可能性が高いものです。よって感染対策をしようとしても、「この感染拡大の時期に研修か」など見え方も悪くなってしまいます。
そのためリモート研修はまさにうってつけの方法と言えます。参加者が同じ場所に集まらないので、飛沫感染や空気感染のリスクが発生しません。それどころか、自宅で受講すれば電車などの公共交通機関を利用することもないので移動中のウイルス感染リスクも減らすことができます。
感染症は、感染している人との接触により感染拡大していきますが、そのリスクを軽減させるためには研修生を含め、人を無暗に移動させないことも重要です。通勤時と研修会場での感染リスクを下げるにはリモート研修が最適と言えるでしょう。
また、新型コロナウイルスの感染拡大のような緊急事態に陥った時に「リモート研修にサッと切り替える」など臨機応変な対応をすれば、「うちの会社は緊急時にも臨機応変に対応できる会社だ」という研修を受ける社員にとっても良い印象や安心感にもつながります。さらには将来的にも、こういった予想外の事態が起きた際にも想定の範囲内として対応することができます。

同じ内容の動画を配信できる

リモート研修の場合、その場で録画もできてしまいます。当日に都合が悪くなって会場まで行けなくなってしまった方や遅刻をしてしまった方、復習用にもう一度見たい方向けに後日、アーカイブ配信をすることも可能です。
またその動画を会社の研修教材として保有することができます。こういったリモート研修の動画を1つひとつ溜めていけば、自社独自のe-learningシステムのような研修教材にもできてしまいますし、今までは社員を教育するために人が毎度行なってきた研修が「動画」で済むようになります。これは、会社の教育コストの削減にも有効になります。

場所に関係なく研修を受けられる

リモート研修の場合、インターネット環境が整っている場所であれば、どこにいても研修に参加することができます。そのため、開催者も参加者もわざわざ研修会場に足を運ぶ必要がなくなり、移動時間と交通費の削減に繋がります。
リモート研修であれば、在宅や旅行先(ワーケーション)であってもインターネット環境さえあれば参加することができるため、参加者の負担軽減にもなりますし、開催者側にとっては会場の設営や機材のチェックなどをする手間も省けます。このように「場所の制約」がなくなることにより参加者側、開催者側双方にとってメリットが大きいのがリモート研修です。

コストの削減

リモート研修を行うことにより、企業にとって一番メリットとなるのが「コスト削減につながる」という点ではないでしょうか。研修を行う上でコストが高いのが人件費と会場費です。そもそもリモート研修であれば、会場が不要なため会場費が0になりますし、会場探しや会場予約、会場設営などこれまで会場関連でかかっていた仕事が不要になるので、人件費も削減できます。
また、リモート研修に外部講師を呼ぶ場合は、会場で行う場合よりも少し安くなることもあり、必要最低限のコストで研修を行うことができます。さらに行った研修の録画を行なっておけば、その1回の研修以降は、「動画の研修を受けてください」の一言で同様の研修を行うことができるため、将来的な社員教育コストの削減にもつながります。

もちろんリモート研修を行うためには、カメラ機材やピンマイクなどの音声機材、ネット環境の整備などなど、初期投資はかかりますが、利益率をあげるためにコスト削減を行いたいという企業にはリモート研修の導入は、まさに大きなコスト削減につながる可能性を秘めている方法と言えます。

リモート研修をする時のコツ

リモート研修をする時のコツ

リモート研修では、対面型の研修と異なりいくつかのポイントや気にすべきマナーなどがあります。

参加者が集中できる環境を作る

リモート研修はよくも悪くも、会場にて対面で行う研修と違い参加者の緊張感が薄くなります。参加者によっては、集中力が続かなかったり、研修が身にならなかったりする方の割合も多くなりがちです。参加者が集中力を保てない理由は、画面越しで講師の発言を聞き取るのに、対面より集中力が要求されたりすることや、意見や質問などを発言するタイミングについて気を遣う必要があるためです。そのためリモート研修では、参加者が会場の対面で行う研修と同様に緊張し、集中できる環境を作り出す必要があります。
仮に、対面での研修で90120分に1回程度の休憩を挟んでいたとすれば、リモートではそれより短く、4560分程度で休憩を取るなど工夫したり、所々でワークショップやグループディスカッション発表を混ぜたり、研修後に研修受講レポートの提出を必須にしたりし、リモート研修にはリモート研修に合った参加者の集中力を保つ具体的な工夫をしていく必要があります。

ワークショップを入れる

先述した通り、リモート研修は場所の制約がない分どうしても緊張感が薄れ、良くも悪くも参加者の集中力が続きにくくなります。そのため参加者が退屈しないためには、ワークショップを入れることも大事です。画面を見ているだけでは、自分が研修を受けているという意識がついつい薄れてしまう参加者がいるかもしれません。ワークショップを入れる事で参加者の注意力が散漫になることを防ぐことが期待でき、研修の効果アップにも繋がります。
たとえば有名な某オンライン会議システムにはブレイクアウトルームというランダムに45人のグループを自動的につくりそこでグループごとにディスカッションするという機能があります。そういった機能を使い、ディスカッション後に「ではグループの代表者にどういうディスカッションになったのかを発表してもらいましょう」と発表する場を設けるだけでも効果的です。
また、このような機能がない時は、自身の簡単なプロフィールなどをシートに記入し、共有フォルダにそれぞれアップするというようなことをやってみてもよいでしょう。リモートワークでは在宅で作成したデータを会社の共有フォルダにアップするという作業も想定されます。
その他にアイスブレイクとお互いの自己紹介も兼ねているので一石三鳥です。このようにリモート研修の場合は、ワークショップを開いたり、「ただ聞くだけの研修」になったりしない事が大切になります。

通信環境が良い場所で実施する

リモート研修は通信環境が悪いと成り立ちません。通信環境が悪い場所だと、配信中に映像が止まってしまい研修に支障をきたしてしまいます。研修前、できれば前日までなどに通信環境のテストを行い、万全な状態で研修に臨めるようにしておきましょう。
また、盲点なのが通信制限です。ご家庭でリモート受講するとして、たまたま研修中に月々の契約通信量を上回ってしまえば、通信制限に引っかかってしまいます。途中から、ほとんど参加できなくなって失敗してしまうことを防ぐためにも、各参加者に注意を促すなどで対応する必要があります。最も望ましいのは容量制限のない有線LANのような高速のネット環境があることです。

リモート研修の質を上げるツールを活用する

リモート研修の質を上げるツールを活用するのもコツです。ツールと言っても、様々なものがあります。その中でも必須と言っていいものが、ファイルの共有ツールです。画面を見ながら研修を受けつつ、必要な資料は共有フォルダからダウンロードして手に入れる等の使い方ができます。
他にはチャット関連のツールも有用です。イメージとしてはyoutubeライブのように、配信者の横に参加者が自由にチャットを打ち込めるというものです。有名なオンライン会議ツールを利用していれば大抵このチャット機能がついていますので、こういった機能も活用すると良いでしょう。
このチャット機能を使えば、講師への質問も対面に比べてしやすい他、講師も、受講者からのリアルタイムのメッセージを読み、すぐに反応することもできます。また「動画を参加者と一緒に見る」ということもできるのでyoutubevimeoなど動画配信ツールと併用するのもおすすめです。

大きくリアクションをとる

リモート研修の場合、対面での研修と比べて、画面内に参加者の顔が小さく表示されることになります。そのためリアクションが相手に伝わりにくいことが多いです。表情や身振り手振りなどをやや大げさにしてみて、わかりやすいリアクションを意識すると、参加者を飽きさせないだけでなく双方向のコミュニケーションがうまくいくことに繋がります。
リモート研修中に想定されるリアクションは、うなずく、挙手、相槌を打つ、表情の変化などがありますが、モニターに映し出された小さなマスの中の挙動はわかりにくい事があります。リモート研修の前に、返事ははっきりする、挙手は大げさにする等のルールを決めておくのが望ましいです。

リモート研修の種類

リモート研修の種類

ひと口にリモート研修と言ってきましたが、リモート研修にも配信時間や配信方法などによって色々な種類があります。

リアル配信型の研修

リアル配信型の研修とはその名の通り、リアルタイムで映像を配信しながら行う研修のことです。いわゆる動画配信サイトの生ライブのようなもので、パソコンやスマートフォンを解して開催者と研修者がリアルタイムで繋がっている状態で行います。

 

メリット

開催者側としては、参加者のリアクションを感じ取ったり、アクションを起こしたりできるため、録画配信に比べると緊張感のある研修が行える。参加者側としてはリアルタイムで質問ができる。

デメリット

録画配信とは違い、時間的制約ができる。

 

画面越しとは言え、講師と受講者同士がリアルタイムで繋がっているので直接的にコミュニケーションが取れるのがメリットです。しかし、相手の発言を不用意に遮ったりするのはマナー違反なので、質問をする際にはチャットツールを使う等のルールを事前に定めておくのが好ましいです。
また、リモートだからこそできる効果的なロールプレイングもあります。参加者同士でカメラをオフにすれば擬似的に電話応対の練習が出来ます。表情が視覚的に読み取れないので、電話の際に声のトーンや言葉遣いがいかに重要か、体験を通して学ぶことができるというメリットがあります。

 

録画型の研修

録画型の研修とは、録画した映像を配信し行う研修のことです。アーカイブ配信とも呼ばれ、開催者が過去に行った研修動画など見るタイプの研修です。

 

メリット

開催者側としても参加者側としても、時間に縛られることなく参加することができる。また、繰り返し何度も研修を閲覧することができるので聞き漏らしがなくなる。

デメリット

リアルタイムでのコミュニケーションができない上に、良くも悪くも周りの目がないことから集中力が続かなくなることが多い。

 

録画型の研修は、動画配信サイトなどに投稿されている動画を閲覧するようなイメージです。受講者は、あらかじめ研修内容が録画された動画を見て受講します。
録画された映像を再生するということは、聞き取りづらかった部分や理解できなかったことなどを繰り返し視聴することができるので、理解度の向上に繋がります。しかし講師側と受講者側でタイムラグが発生する事になるので、当然のことながらリアルタイムでの質問等はできません。そのため、録画型の配信の場合には、閲覧者がすぐに質問できるような質問投稿フォームを用意しておいたり、不明点がある場合の問い合わせ先を載せたりするフォローが大切です。
また、録画の場合には周りの目がないことから集中力が続かないという参加者の割合も多くなります。そのため、研修後にレポート提出を必須にするなど、何か研修を見ていなければできないような課題を作っておき「研修をしっかりと閲覧せざるを得ない状況を作ってあげること」も重要になってきます。

リモート研修を実施する時の注意点

リモート研修を実施する時の注意点

最後にリモート研修をする時の注意点を見てみましょう。

スマートフォンとパソコンでは映像の見え方が違う

スマホとパソコンでは映像の見え方が異なります。特に画面の小さいスマホでは、相手の顔が小さく映るので、参加者の理解度はどれくらいなのか、表情から読み取ることが難しくなってしまいます。講師側は、注意深く観察する必要があります。
一方逆の立場では、参加者は講師の熱量がどれくらいなのか図りづらいということになります。リモート研修を実施する場合は、このようなことがあると認識したうえで配慮し合いながら研修を進めていくことが望ましいです。
また資料を画面で共有しながら行う場合なども、PCでは大きく見えていた字もスマホでは全然見えないということが起こりがちです。そうならないためにも、一度スマホとPCの見え方の違いをご自身でテストしてから実施することをおすすめします。

参加者に寄り添う形で研修を進める

対面の研修の場合は、会場の雰囲気(静けさや周りの目)という強制力が働いているので良いですが、リモート研修の場合には、参加者のペースを考えずに進めると、参加者が研修に対して興味を持ってくれなくなる原因になります。特に、講師が数時間喋りっぱなしの研修などは要注意。
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分間隔で細めに休憩を入れたり、途中でワークショップやグループディスカッションを入れたり、「ここまででみなさんはどう思いますか?」などオープンクエッションを投げかけてみたり、常に参加者の研修の理解度を気にしながら、参加者の気持ちに寄り添って研修を行なっていくことがポイントです。
主催者1人で会を回していくというよりは、もう一人参加者のフォロー役を立てて、参加者の質問に答えたり、ときには「こんな質問がチャットできていますが?」と参加者の代弁者として主催者に質問をしたりすると有効です。とにかく対面よりも参加者一人ひとりのフォローがリモート研修では大切になってきますので、この点は注意しておきましょう。

進行チェックを入念に行う

進行がスムーズにいかなかった場合、研修のクオリティ低下につながります。物事は下準備が肝心ですが、リモート研修も同様です。研修には何分くらいかかるのか、質問の受付はどのようにするのか等の研修内容に直接かかわることから、トラブルが起こった際の対応マニュアルなどの事前準備まで、研修を滞りなく進めるためにすべき準備は入念に行いましょう。
リモート研修がスムーズにいかないよくある原因の一つが「ルールが決まっていない」というものです。リモート研修は良くも悪くも開催者も参加者も不慣れです。そのため「質問する場合はどうすればいいんだろう?」「挙手をするにはどうすればいいんだろう?」「途中でトイレに離席していいのか?」などなど、疑問が参加者に浮かばないようにしっかりと事前に参加ルールを作り、それを研修のはじめに簡単に説明することが、研修をスムーズに進める上で大切です。

アイスブレイクを取り入れる

リモート研修の場合、参加者の集中が元々続きにくいという特徴があるので、意識的にアイスブレイクを取り入れることも大事です。アイスブレイクとは、緊張を解したり相互理解を深めたりする手法で、研修参加者の積極性を上げることが期待できます。
普通の対面型の研修においても、たびたび活用されるアイスブレイクですが、リモート研修においては特に重要です。画面越しで不慣れな環境であったり、参加者同士が初対面であったりするなどにより高まっている緊張感を和ませることができます。
アイスブレイクの話題はなんでも良いですが、開催者の簡単な自己紹介などもアイスブレイクと言えます。「私、実は〇〇なんです」という形式で発表してもらう等の工夫で話題を盛り上げることができれば、コミュニケーションが円滑になり、より良い研修となります。アイスブレイクはあまり時間を掛けずに研修の場を和ませることができるのでおすすめです。

まとめ

リモート研修が行われる機会は、今後も増えていく可能性が高いです。短期間で急速に普及した背景には新型コロナウイルスの感染拡大対策が最も大きいですが、今回の緊急事態をきっかけに多くの企業がリモート研修の利便性の高さに気づき、コロナ収束後もリモート研修は増加していくことが予想されます。
しかし、ただ対面でやっていたことをリモート研修に移しただけでは、勝手が違いすぎるために研修効果がかえって薄くなったり、参加者のモチベーション維持が難しくなったりなど失敗してしまうことが多いです。リモート研修は、時間や場所の制約やコスト削減につながる代わりに、開催者と参加者の心の距離が遠くなります。
そのため、リモート研修は対面以上に手厚い参加者のフォローや配慮を行うことが重要です。このようにリモート研修にも良さ、悪さ、向き、不向きがあります。一方で対面には対面研修の良さ、悪さ、向き、不向きがあります。
したがってどちらか一方に偏らせるのではなく、コロナ収束後は、「この内容はリモートでも良いが、この内容は対面が良い」というように、状況と研修内容次第でどちらか良い方法を選択し、より柔軟な研修体制を築きあげることがベストと言えるのではないでしょうか。

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IKUSA.jp編集部
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