リモートワークでも可能なコミュニケーション方法を伝授！解決方法から最適ツールもご紹介

新型コロナウイルスの影響により、ここ数か月で、リモートワークを行う企業が増えてきました。

リモートワークをすることで、移動時間がなくなり、時間が有効活用できるので稼働率が上がり、生産性へとつながるので多くのメリットも得られます。

しかし、その反面でさまざまな課題もあげられています。その中でも特にコミュニケーションを取る機会が減ってしまったと感じる方が多いようです。

今回はリモートワークでもコミュニケーション不足を解決する方法を具体的な案も交えながらご紹介します。

また、最適なツールも合わせてご紹介するのでぜひ参考にしてみてくださいね。

リモートワークとは？

リモートワークとは、在籍する会社のオフィスには出社せず、自宅やレンタルオフィスなどで業務をおこなう働き方のことを言います。

リモートを簡単にまとめると、コンピューター等の通信機器を通して、インターネットなどのコンピューターネットワークを利用している環境です。

最近では新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを推奨している企業が増えているようです。

リモートワークで感じる課題

いざ、リモートワークに取り組みだすと様々な課題が浮き彫りになってきます。これから紹介するのは、リモートワークをされている企業の中で、一般的によく聞かれる課題点です。

社員の勤怠状況の把握が難しい

リモートワークで問題とされるのは社員の動向が見えないという問題です。他人の目がない分、職務怠慢につながる恐れもあります。

情報漏洩のリスク

リモートワークになると、会社外での業務になるので、会社のデータが物理的に持ち出されてしまいます。持ち出された瞬間からデータは情報漏洩の危機に晒されていると言っても過言ではないでしょう。

セキュリティー対策がされていないFree wi-fiなど、外部のネット通信を使用することで、データがハッキングされやすくなります。ウイルス対策がされていない環境だと、感染のリスクも否めません。個人所有のPCなどを許可なく使っている方は、個人利用のクラウドサービスやフリーソフトウェアがインストールされていることがあります。

また、持ち運んでいるノートPCやタブレットなどの端末には、紛失・盗難の恐れがあるので取り扱いには細心の注意が必要です。

コミュニケーション不足

リモートワークになると顔を合わせる機会が大幅に減ってしまうので、コミュニケーション不足は避けて通れない問題ではないでしょうか？

情報のやりとりも、チャットなどの文章でのコミュニケーションになるので思いのすれ違いも起こりやすくなってしまします。コミュニケーション問題は社員全員が意識していかないと解決しにくい問題です。

時間のメリハリがつかない

会社に出社しての業務であると、移動時間があり、会社という自宅とはちがった場所に場面が変わることで、気持ちが切り替わります。しかし、リモートワークだと移動時間がなく、場所が変わらない分気持ちの切り替えが難しくなります。

また、業務の終わりどきが分からなくなり、長時間の残業をしてしまうという問題も起こりえます。

時間や場面での切り替えができにくいのは、リモートワークで起こりやすい問題の一つです。

リモートワークでのコミュニケーション不足を解決する方法

リモート上でコミュニケーションを図るにはいくつか方法があるので、ご紹介していきます。

いろんな状況で使えるコミュニケーション方法なので、ぜひいろんな場面で試してみてくださいね。

リモート飲み会を開催

リモート飲み会とは、オンラインを使って行う飲み会のことを言います。

ビデオ通話ツールを利用することで、1か所に集まらなくても、オンライン上で集まることが可能です。終電時間を気にせず、飲食代も低コストでできるので、手軽にコミュニケーションを図れます。

使用するツールによって、仮想背景が設定でき、自宅の中を見せずに参加することができます。個人のプライバシーを守ることは意識しなくてはいけないポイントなので、開催する際は、みんなが安心して参加できるように心がけましょう。

会社の懇親会や歓迎会も集まることができないので、リモート飲み会を利用して開催しているようです。

普段からこまめに連絡をとる

リモートワークは、意識しないと社内で連絡を取ることが無くなってしまします。

なので、意識的に連絡をする習慣をつけることが大切です。上司はこまめに部下に業務の進行具合も含めながら、体調確認や困っていることはないかなど聞くようにしましょう。

そういったこまめなやり取りの積み重ねがコミュニケーションの蓄積につながります。

連絡の仕方にも少しの工夫を加えることでコミュニケーションがグッと深まりますよ。

こまめにレスポンスする

リモートワークだと、メールやチャットでのやりとりが多くなってきます

メールやチャットでの発信を受けた側は「内容を理解できた」と思っていても、発信した側は反応がないと「確認できたのか」「内容に対する理解はできたのか」が分かりません。

発信した側と受けた側の認識は、お互いにアクションを起こさないと通じないのです。

なので、リモートでのコミュニケーションの鉄則として、発信を受けたら、必ず文章やスタンプ等でレスポンスを返すという意識付けをしましょう。

この意識を全員が持つことで、信頼関係を構築することができます。

 アイコン・スタンプ機能は徹底的に活用する

アイコンやスタンプ機能は多くのビジネスチャットツールに備わっています。

アイコンやスタンプを活用することで、連絡に対する返事が即時に返せなくても発信した側は確認した合図として受け取ることができます。

チャットでのやりとりはどうしても冷たい印象を受けやすくなるので、コミュニケーションの一環としても、アイコンやスタンプを使用することは効果的です。

社風によっては、アイコンやスタンプは使いづらいということがありますよね？

しかし、レスポンスを最適にしていくためのツールであるため、トップダウンで活用促進していけるようにしましょう。

ネガティブな指摘をチャットでしない

チャットでのコミュニケーションは、口頭に比べると読み手によって文章の捉え方が変わり、どうしても冷たい印象を受けてしまいやすくなります。

アイコンやスタンプでコミュニケーションを図ることはできますが、注意をする場合など、ネガティブ内容を伝える際に起こりやすい課題です。

またチャットは、文面がずっとデータとして残ってしまいます。ネガティブな記録は残さないように心がけましょう。もし、注意する場合、語弊が起こることを避けるのであれば、電話で伝えるようにするといいですよ。

 表情を豊かにする

ビデオツールを使って複数人での会議を行うときには、みんなで同時に話すことが難しいので、聞き役で終わってしまうことがあります。

その時に表情が固いままだと、「楽しくないのかな？」「怒っているのかな？」という印象を受けてしまいます。なので、喋っていない時のに無表情になっていないかを、意識するようにしましょう。

表情だけでなく、拍手をしたり、手を振ったりするだけでも受ける印象は変わります。

ノンバーバルなコミュニケーションも大切な要素の1つです。

アイスブレイクをする

リモートワークだとオンラインで会議をされているのではないでしょうか？

せっかく社員が集まる場なので、アイスブレイクを活用すると効率的です。

会議の始まる前や、途中にアイスブレイクを取り入れてコミュニケーションを図ることで、コミュニケーションが活性化されます。

アイスブレイクとは、その名の通り、アイス（氷）のように緊張した空気感や気持ちをブレイク（壊す）して和らげることです。

近年、会議や研修時などの緊張しやすい場面でアイスブレイクゲームを取り入れられることが増えています。

アイスブレイクをすると緊張が和らぐため、研修意欲が増加し、会場の雰囲気も良くなるのです。

自己紹介やゲームなどをするのが一般的で、通常、会議や研修の冒頭に5～10分程度で行われます。

オンラインで行えるアイスブレイクをいくつかご紹介します。

【たけのこニョッキ】

某テレビ番組で人気だったゲームの一つです。

「たけのこ たけのこ にょっきっき！」という掛け声に合わせて、他の参加者と番号が被らないように、「1ニョッキ」「2ニョッキ」と順に番号を言っていくゲームです。

他の参加者と番号が被ったらアウトです。

参加者同士がそれぞれのタイミングを見計らわなければいけないので、緊張感も感じますが、成功時の参加者の一体感と達成感を共有することができます。また、準備するものがないのも取り組みやすいポイントですね。

【イラスト当てゲーム】

各参加者が描いたイラストが何なのかを当てるゲームです。テーマを決めて行うと進行しやすいです。難易度を上げるのであれば、「〇〇が□□しているところ」などをお題にしてもいいでしょう。

しかし、行うには紙とペンが必要になりますので、行う際は事前に準備を呼びかけておくといいですね。

紙やペンの準備なくお手軽に楽しめるお絵描き専用アプリもあるので、そういったアプリを使ってみるのもおすすめです。

【大喜利大会】

「写真で一言」や「これ、売る気ある？その商品のキャッチフレーズとは？」などお題を出していき、参加者みんなで回答を出し合います。

ただ出し合っていくだけでもいいですが、司会者を決めてポイント制にしてみたり、自分たちで投票しあったりしても盛り上がることでしょう。

強制的に発言を求めたりするとせっかくのアイスブレイクが成功しないので、無理強いは禁物です。

あくまで、楽しく参加できるように心がけましょう。発言したくない方も、みんなの回答を聞いて笑ったりすることだけでも、楽しい時間を共有しているという点で、十分コミュニケーションが図れています。

【お絵描きしりとり】

こちらも絵を描くアイスブレイクですが、さらにそこにしりとり要素を加えたゲームです。

文字を描くことは禁止にすることで、「この絵は何？」と想像力が働かされ、盛り上がることでしょう。しりとりにすることで参加者同士がつながって参加するので、コミュニケーションが活性化されます。

テーマを食べ物や動物などのしばりをつくっても難易度が上がって面白いですよ。

【お題サイコロ】

某トーク番組で使われていたようにサイコロの目に各テーマが書かれていて、転がして当たったテーマで参加者が話していくアイスブレイクです。

代表者にはサイコロを用意してもらい、1～6までのテーマを決めておきます。(1が出れば最近気づいたこと、2は今までで1番笑ったことなど)代表者が振ったサイコロのテーマに沿って順に話してきましょう。

テーマはあまり難しすぎず、簡潔で気軽に話せるほうがちょうどいいアイスブレイクになりますよ。

コミュニケションが図れるコンテンツを利用する

コミュニケーションを自分たちで図ることはもちろん大切ですが、オンラインでできるコンテンツを紹介している企業もあります。

楽しいだけコミュニケーションの活性化だけで終わるのではなく、ビジネスに必要なスキルも同時に学ぶことができるのです。

そんな遊びながら学べるコンテンツを3つご紹介します。

【リモ謎】

リモ謎とは、リモートワークでもチームビルディングが出来る大人数参加型の謎解き脱出ゲームです。

ビデオチャット通話を使い、チームで協力をしながらストーリーに沿った謎を1時間〜1時間半の間に解き、脱出を目指します。

『ストーリー』

20XX年。リアルとデジタルの境がなくなり、行き来できる世界となった。

いつものように電脳世界で過ごしていたあなただったが、AIの暴走により、ある装置が起動してしまう。

それは電脳世界とリアルを切り分ける装置だった！

あと1時間後にこの電脳都市から脱出しなければ、永遠に電脳都市に閉じ込められてしまう！

緊急脱出マニュアルを読み解き、あなたは一時間以内に電脳都市にある緊急脱出装置を見つけることはできるか？

リモートワークにより交流が減ってしまった企業や、他拠点間で交流を図りたい企業にオススメです。

PCやスマホなどのデバイスと通信環境があれば、どこでも実地可能なコンテンツで、100名まで同時参加が可能です。

オンライン上で各チームの進行状況を把握しながら進めていくため、謎解きを初めて体験される方・チームへのフォローなども手厚く実施が可能となっています。

目的に合わせて謎の難易度を調整することもできます。

リモ謎公式サイトはこちらリモ謎の資料ダウンロードはこちら

【人狼ゲーム】

人狼ゲームは、人狼カードを使用しながら会話していく心理戦ゲームです。

人狼とは、村人になりすました狼のことで、人狼は村人を一晩ごとに一人襲撃します。そんな村人が力をあわせて人狼を追放しなくてはいけません。

村人役は誰が人狼かを推理し、人狼役は自分が人狼だと気づかれないよう振る舞う必要があります。すべての人狼を追放すれば勝利です。一方、人狼チームは自分の正体を見破られないようにしながら、すべての村人を襲撃することができれば勝利となります。

このゲームは会話が何より大切です。コミュニケーション力や観察力も身につくだけでなく、交渉術や戦略などを考える練習にもなるでしょう。

通常はカードを使用するのですが、今はオンラインでできるアプリがあるので、アプリをダウンロードするとご利用いただけます。

【ワークスタイルトランプ・クラウド】

まず、ワークスタイルトランプとは、内定者同士で働くことへの価値観を相互理解するためのコミュニケーションゲームです。

52枚のトランプには働く上で大事だと思う価値観が記されています。その中から自分が重要だと思うものを10枚選ぶと、その人の働き方の指向性を分析することができます。

分析後、参加者同士でインタビューを行い、お互いがどのような価値観を持っているのかヒアリングすることで他者理解ができるゲームです。自分の価値観を言語化する機会になり、他の人の意見を聞いて、見習うべき部分への気づきが得られます。

このワークスタイルトランプをオンラインで楽しめるのが、ワークスタイルトランプクラウドです。

リモートワークに最適なツールをご紹介

リモートワークをする上で欠かせないのがインターネットツールです。

さまざまなツールがあるので、特徴をあげながら、ご紹介していきます。

勤怠管理ツール

【jinjer勤怠】

jinjer勤怠は、低価格で利用可能な多機能ツールです。追加料金や初期費用もかからず、300円/月という費用の安さと、それに対する効果性の高さが魅力です。

勤怠以外にも、人事管理や採用管理などのサービスも展開しており、連動させることで、人事業務の管理が一元化されます。

PCやスマホ、タブレットはもちろん、チャットツール・Apple Watch・Google homeでも打刻ができるので、場所や状況に柔軟に対応できるのも大きな特徴です。

公式アプリ：勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」| 労務管理のクラウド化ならジンジャー（jinjer）

【ジョブカン勤怠管理】

ジョブカン勤怠管理は、勤怠に関わる対応に最適のツールです。

単体であれば200円/月で導入できるという安さと、1000人以上の会社でも利用可能な拡張性の高さが魅力の一つです。

さらに、ワークフローや経費計算などのジョブカンシリーズと連携することで、より使いやすく利用できます。また、社外の主要な給与計算ソフトとも連携可能です。

公式アプリ：No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」

ビデオツール

【LINE】

連絡を取る手段だとLINEを使用されている方がほとんどではないでしょうか？

ご存じの方もいるかと思いますが、LINEはビデオ通話が可能です。

なので、リモート飲み会でももちろん利用することができます。

いつも使っているアプリだけに、使いやすさは抜群です。

やり方は簡単で、事前にLINEグループを作成し、そこでビデオ通話をするだけで大丈夫です。

ただし、ビデオ通話では画面に顔を表示できるのは4人まで（パソコンの場合は16人まで）で、それ以上になるとアイコン表示になってしまう問題点はあります。

初めてリモート飲み会をされる方におすすめです。

App Store: 「LINE」をApp Storeで

Google play: LINE（ライン） – 通話・メールアプリ – Google Playのアプリ

【Zoom】

オンラインミーティングツールのZoomは、主催者のみがアカウントを作っておけば、あとはルームのURLを参加者に共有すれば実施できます。

ビジネスツールとして使われることが多いので、音声や画質が良いのが特徴です。

また、背景を変更できるので、自宅の中を見せたくない方にはプライバシーを守ることができるのは大きなメリットだと言えます。

またプライバシーの保護としても使えますが、「バーチャル背景」で思い思いのものに変更することで話のネタになり、盛り上がるのも良いですね。

例えば、居酒屋の画像を背景にすると実際に飲み会をしているような雰囲気になったり、海外の背景でプチ旅行気分を味わうことも可能です。

好きな場所の背景にすることでその場の気分に浸ることができます。

App Store:「Zoom – One Platform to Connect」をApp Storeで

Google play: Zoom – One Platform to Connect -Google Playのアプリ

【Skype】

Skypeはビジネスチャットツールのイメージを持っている方も多いでしょう。

しかし、ビデオ通話も可能なので、リモート飲み会にも活用可能です。

アカウントは必要ですが、普段仕事で使っている方も多いので、使い方も慣れていて、利用しやすいでしょう。

無料で利用することができ、時間も無制限なので、安心して使うことができます。
使い方としては「LINE」と同じように、事前にグループを作り、そのグループ内でビデオ通話します。また、URLを共有して参加してもらうことも可能です。

公式サイト： Skype | 全世界無料のビデオ通話でつながりを保つ

【Messenger】

MessengerはFacebookが提供するサービスです。

チャットや無料電話などの機能はもちろんですが、ビデオチャットでは最大50人までの参加が可能です。

Facebookアカウントがあれば、つながりがなくても会話ができるので、交流の幅を広げることができます。

また、Facebookが盛んな海外の人とリモート飲み会を楽しみたい時などにはおすすめのツールです。

フェイスフィルターなどのエフェクト機能も備わっているので、プライベート空間も守られながら利用できます。

App Store:「Messenger」をApp Storeで

Google play:Messenger – Google Playのアプリ

【Meta Life】

Meta Lifeは、自分のアバターを通話したい人のアバターに近づけるだけで、ビデオ通話ができるサービスです。バーチャル場にオフィスがあるので、通話をしたい人が、今何をおこなっているのかをすぐに把握することができます。

無料のプランでは最大25人まで同時に利用することができ、音声通信の制限がないので、通話を好きなだけすることができます。通話をした時に送信したデータは、高い信頼性と実績のあるデータセンターに保管してもらえるので、情報漏洩の心配もありません。

離れた場所にいても、バーチャル上のオフィスで交流を深めることができるので、リモートワークをしている時に利用するのにぴったりなツールです。

公式サイト：リモートワーク | MetaLife

飲み会ツール

【たくのむ】

たくのむは、アカウント登録などは不要で、作成したルームのURLにアクセスするだけで参加ができるので、招待する側も参加する側も気軽に利用ができます。

基本的に参加者が12人まで無料ですが、それ以上は有料となります。

顔や背景が変えられる機能もあるので、自宅でも安心して参加することができます。

ビジネス用のツールとは違い、飲み会に特化したサービスなので、リモート飲み会には最適です。

今後は出前機能なども追加されていくようですよ。

公式サイト:オンライン飲み会サービス『たくのむ』

【Remo】

パーティー会場を模したルームが特徴的なオンラインカンファレンスサービスです。

Remoの最大の特徴はその参加規模です。

有料にはなりますが、テーブルごとに最大6人、全体で800人まで参加できます。

会社の懇親会やもちろん、大規模なイベントには最適です。

隣のテーブルの声は一切聴こえませんが、プレゼンテーションモードにすれば、各テーブルの会話を中断してメインステージに視線を集めることも可能です。

主催者はアカウント作成から14日間無料トライアルができますので、一度試してみてはいかがでしょうか。

公式サイト:Remo – The Virtual Experience Platform

まとめ

リモートコミュニケーションに取り組む中で多くの課題は出てきますが、きちんと対応することで快適にリモートワークを行うことができます。

離れているからこそ、コミュニケーションを意識して取ることが大切なのです。

今回ご紹介したものも参考にしながら、ぜひリモートワークのコミュニケーション活性に生かしてくださいね。

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