テレワークで働き方改革ができる!?導入するメリットやポイントをご紹介

テレワークという言葉を新型コロナウイルスから知ったという方も多いのではないでしょうか？

新型コロナウイルス対策とはいえ、テレワークは働き方改革の視点からでも注目されています。

今回はこれを機にテレワークを取り入れ働き方改革をしてみようと考えられている方に見ていただきたいテレワークのメリットから導入のポイント、事例までをご紹介します。

働き方改革とは

「働き方改革」は多様な働き方を可能にするために政府が提案した、重要政策のひとつです。

日本の人口は2008年をピークに減少しています。

人口が減るということは労働力の不足につながります。

労働力不足を解消させ、働き手を増やし、出生率を上げ、労働生産性を向上させるために行った政策が働き方改革です。

「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律(働き方改革関連法)」は、2018年6月29日に可決・成立し、2019年4月から施行されました。

法律の中には、「長時間労働の是正」、「正規・非正規の不合理な処遇差の解消」、「多様な働き方の実現」という３つの柱があげられています。

厚生労働省では、この３つの柱を持つ、働き方改革の実現に向けて、長時間労働の是正やハラスメント防止対策、賃金引き上げと労働生産性向上、非正規雇用の待遇差改善などの具体的な取り組みを挙げています。

コロナから考えられるこれからの働き方改革

最近では新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、テレワークをする企業が増えてきました。

テレワークに取り組む中で、多様な働き方を実現することが可能となります。

また、セクハラなどのハラスメント被害も減っています。

個々のライフスタイルも多様化する中では、今後このテレワークは、働き方改革においての新たなビジネススタイルになるのではないでしょうか？

テレワークとは

テレワークとは、在籍する会社のオフィスには出社せず、自宅やレンタルオフィスなどで業務をおこなう働き方のことを言います。

最近では新型コロナウイルスの影響で、「リモートワーク」という言葉をよく耳にされるようになったのではないでしょうか？「リモートワーク」と「テレワーク」の明確な意味の違いはまだ定義づけされていないので、ほぼ同じ意味をもつ言葉と考えてよいでしょう。

テレワークといってもスタイルはさまざまです。

在宅勤務

在宅勤務とは、勤務先に出社して業務を行うのではなく、自宅で業務を行う働き方を言います。家庭をもっている方だと在宅勤務になることで、子どもをみながら、働くことも可能になります。

モバイルワーク

モバイルワークは、会社に出社することなく、また場所や時間にとらわれずに働く勤務形態です。車内や顧客先、カフェ、出張先なども仕事をする場所の一つになります。

ノートパソコンやタブレット型端末といったモバイル機器があれば、どこでも業務を行うことができます。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方のことです。サテライト(satellite)は日本語で衛星という意味です。

各地域に支店や拠点をもつ企業が設置することが多く、本社や拠点、支店の一部をサテライトオフィスとして利用できるようにしています。

勤務者はその時の状況に応じてサテライトオフィスで自由に勤務することができます。

出張が多かったり支店間での行き来が多かったりする企業だと、本来の勤務地へ戻って仕事をするまでに移動時間がかかってしまい、稼働率が悪くなります。

サテライトオフィスは働く社員の稼働率を高め、結果として生産性を上げることができます。

テレワークのデメリット

テレワークに取り組む中で起こりうるデメリットがいくつかあります。

社員のマネジメントができない

社員のマネジメントに悩まれている方も多いのではないでしょうか？

テレワークは、基本的に個人での業務作業になり、対面ではないので、普段の様子も見えにくくなってしまいます。

なので、上司からの気づきを共有する機会が減り、新入社員が相談してこない限り、対応できないということもあるでしょう。

新入社員が業務で悩んだ際も、すぐに相談することができず、業務が止まってしまうことも考えられます。

今はオンラインでできる研修もあるので、ビジネスマナーなどを習得することは可能になってきていますが、普段の業務においてはマネジメントが難しくなるでしょう。

セキュリティー問題

テレワークになると、会社外での業務になるので、会社のデータや顧客情報のセキュリティーが心配されます。

セキュリティー対策がされていないFree Wi-Fiなど、外部のネット通信を使用することで、データがハッキングされた事例も聞かれます。ウイルス感染の心配も否めません。

また、データをUSBで管理している方がそのUSBを紛失してしまった事例も過去にありました。

テレワークだけが原因ではありませんが少なからず、業務を会社外で行うことで、セキュリティーは安全とは言い切れません。

見えないことで起こる不正問題

テレワークだと社員同士の動向が不透明で、だれが何をやっているかわからないという状態になります。

規律性が無くなり、コンプライアンス違反や仕事上のミスの隠ぺいが起こる可能性があります。しかも、その事態になったとしても、だれも気付くことができません。

見られる意識がないテレワークでは不正が起こりやすい状況に陥りやすいと言えます。

テレワークのメリット

では、テレワークを取り組むのはデメリットだけなのでしょうか？

もちろん取り入れることでのメリットもたくさんあるのでご紹介します。

移動時間がカットされ時間が有効活用できる

日本人の通勤時間にかかる時間の平均は、往復で1時間を超えています。つまり、1か月20日出勤すると、1か月で20時間を通勤時間に費やすことになります。

しかし、テレワークを導入し、どこでも仕事ができるようになれば、通勤時間が0時間になります。通勤時間を他の時間に有効活用することで、仕事の効率化アップやプライベートの充実につながります。

人材の確保ができる

家庭を持つ方は働きに出たくてもなかなか出られず、それぞれの環境によってテレワークを必要としている方は少なからずいるでしょう。

なので、人材不足でお困りの会社は、テレワークにすることで、人材を確保できる可能性があります。

また会社に通えるという条件を気にせず、遠方になっても必要とする人材や、優秀な人材を雇うことができるのです。

オフィスのコスト削減

テレワークになるとオフィスでの作業が無くなります。すると必然的に電気や、空調も使用されないので、光熱費などは減ってきます。

また筆記用具やコーヒーなどの雑費においても無くなるので、オフィスのコストは大幅に削減されます。その分で、社員へのテレワークをする上での必要経費の保証は事前に決めておいた方がいいでしょう。

多拠点の社員との交流が可能である

会社によっては各地に支店を持たれていることもあるでしょう。

普段であれば研修や慰安旅行の時ぐらいしか顔を合わす機会がないかもしれません。しかし、テレワークを取り入れることで、いつでも気軽に交流が行えるようになります。支店間の交流が進めば、社内全体の情報共有がスムーズになりますし、お互いのモチベーションも刺激されるでしょう。

テレワークを導入するポイント

デメリットとメリットを踏まえた上で、今後テレワークを導入しようと思われている方に導入する際のポイントをご紹介します。すでに導入されている方も、これから導入したいという方も、ぜひ参考にしてみてくださいね。

ICT環境を整える

各社員のテレワークをする場所のICT環境を整えましょう。「ICT」とは通信情報技術を意味する言葉で、「ICT環境を整える」とは、コンピュータ機器やネットワークを業務に活用するための環境整備を指しています。

各社員には一人一台パソコンを支給するなど、保障をしないと業務ができません。

テレワークを導入する前には必ず社員一人ひとりのICT環境を調べ、適切な環境を整えていきましょう。

セキュリティー対策をする

ウイルスによる情報漏洩のリスクは徹底して対策を図るようにしましょう。

具体的には、ウイルス対策ソフトウェアを導入しておきましょう。

外部からの不正アクセス対策としては、ファイアウォールの導入が効果的です。

ファイアウォールとは、企業などの内部ネットワークをインターネットを通して侵入してこようとする不正アクセスを防ぐための機材です。ファイアウォールは、送られてくるパケットの情報から安全性を感知し、接続を許可するか判断します。不正なアクセスであると判断した際には、管理者に報告されます。こういったセキュリティー対策はテレワークに関係なく整えておくと良いでしょう。

また、USBなど業務に関する情報が入っている端末の紛失や、重要書類の持ち出しに関しても、徹底管理を行いましょう。

社内でのルールを決めておく

テレワークをすると見られている意識が薄まるので、規律性が無くなってくる可能性があります。なので、業務開始時の報告や業務終了の報告などを必ずチャットや電話で行うなどルールをしっかりと決めておきましょう。

また、テレワーク中でも連絡は常に取れる状態にするなど、細かいことでもル―ル化することで後々の問題や混乱を未然に防ぐことができるでしょう。

テレワークの導入事例

ここで実際にテレワークを導入されている企業の事例を3つご紹介します。

株式会社ウチダシステム

株式会社ウチダシステムは「オフィス」「学校」「福祉施設」の３つの場、3つの市場で事業を展開しています。

オフィス空間のデザインや設計、施工、内装工事を行うオフィス環境事業から、学校などへの教育機器・教材の販売等を請け負う教育システム事業を展開されています。

また、福祉施設の開設支援、家具・用品の販売等を展開する福祉施設事業もされています。企画やコンサルティング、設計、構築、運用までトータルな製品・サービス・システムを顧客の課題に合わせながら、最善の「場」づくりを大切にされています。

株式会社ウチダシステムのテレワークの事例をご紹介します。

まず、テレワークを実践するにあたり、事前に今まで会社に出社しないとできなかった業務をテレワークで行えないかと検討することから始めました。契約書の捺印等のテレワーク不可能な業務もありましたが、電子化によって対応できるようにしました。

営業担当の社員は、個室で集中できるタイプと、設備や作業空間が充実したタイプの2種類のサテライトオフィスを週2回以上利用しました。それと併せて、モバイル勤務も取り入れました。

また、在宅勤務は、社員同士の様子が不透明で見えないので、日常的な声掛けや相談などコミュニケーションを図ることが難しくなります。この課題は、勤怠管理ツールやWeb会議、チャットツールなどを活かすことで、改善されていきました。

株式会社IKUSA

株式会社IKUSAは「世界中のあらゆる人が遊ぶ『機会』『場所』『仲間』を生み出す」をミッションに掲げ、「遊びの価値を高める」「遊び人を活かす」ために、子どもから大人まですべての人がワクワクするような楽しいコンテンツを生み出してきました。

株式会社IKUSAは、イベントのお提供を行う会社であるため、今回の新型コロナウイルスの影響を大きく受け、企画されていたイベントは全てキャンセルや延期となってしまいました。そのような状況の中、社員同士の3密を避けるために、テレワークを導入しました。

同社では、チャットツールを利用しての業務開始、中間報告、業務終了の計3回の報告を、ルール化しました。

そして、zoomやdiscord、Google meetなど、あらゆるツールを会議で試しながら、社員同士が顔を合わせながらの業務を行う機会を持ちました。

また、さまざまな楽しいコンテンツを生み出してきた中で、この状況下でも3密を避けて楽しめる新しいコンテンツを考えてきました。それが『リモ謎』です。

リモ謎とはリモート謎解きの略称で、リモートワークでもチームビルディングが出来る大人数参加型の謎解き脱出ゲームです。

謎解き脱出ゲームは参加者自身が物語の主人公になり、決められた時間で与えられた謎を解いて物語のクリアを目指す没入型体験アクティビティです。緊張感のある空間からチームで力を合わせて緊急脱出装置を見つけ出すシチュエーションが特徴となっています。
リモートワークにより交流が減ってしまった企業や、多拠点間で交流を図りたい企業におすすめです。また、自宅にいながらオンラインで参加ができるため、完全非接触で行なうことができます。

脱出ゲーム中に解く謎をオンライン上で話し合い、答えを導きだす中で、チームビルディングを進めることができます。

リモ謎の資料ダウンロードはこちら

「ある惑星からのSOS」は、オンラインで楽しめる、SDGsと謎解きを掛け合わせたイベントです。 参加者の皆さんは「ある惑星」の課題を解決するというミッションを与えられます。

謎を解いて情報を整理することで、惑星の課題を解決する方法を導き出すことができます。 また、チームでゲームを進めるなかで、知らず知らずのうちに、今世界で起きている問題や、SDGsの必要性を学ぶことができます。

テレワーク中でも、謎解きを通して多くの関わりができます。

東急リバブル

東急リバブルは新築・中古マンションから、一戸建て、土地、不動産の購入のための物件情報を提供している会社です。

マンション売却や査定の相談も充実しており、不動産仲介サポートサービスで安心した対応することができます。

新型コロナウイルスの影響以前から「働き方革命」と題して時差出勤制度を導入するなど、時間と場所にとらわれない多様で柔軟な働き方の選択肢を増やしてきていました。

2016年には不動産業界では珍しいテレワークを週に1～2回、月6回を上限として、働くスタイルの一つとして取り入れました。また、サテライトオフィスの整備も進めていて、営業職が店舗の一角を借りて仕事ができる空間整備なども検討されています。

データを外部のサーバーで集中管理して端末に残さないクラウドの仕組みを使ったパソコンを導入し、情報漏えい対策もしっかりと行われています。

テレワークを導入して、社員からは「業務効率が上がった」との声も聞かれるようになったようです。

まとめ

新型コロナウイルスでテレワークを余儀なくされた企業も、テレワークはしてなかったけれど興味がある方も、今回の記事を参考に新たに取り組んでみられてはいかがでしょうか？

取り組む前には、しっかりと会社の課題となりそうな部分は抑えておき、ルールを決めて取り組むようにしてくださいね。