社内イベント

2020 03.06

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社内イベントで制作会社の利用はアリ?楽しい催しを開催するためのポイント

リッキー
社内イベントで制作会社の利用はアリ?楽しい催しを開催するためのポイント

社内イベントを計画するにあたり、専門のイベント制作会社の利用を検討している方はいらっしゃいませんか?
イベント制作会社の利用は現代では非常に需要が高く、実際に利用している企業も多い傾向にあります。しかし、まだまだイベント制作会社の実態については正しく理解されていないのが現状です。
そこで、今回は社内イベントを計画している企業に向けて、イベント制作会社の概要や利用のメリット、楽しい催しを開催するためのポイントなどについて詳しくご紹介します。
社内イベントを盛り上げ、楽しい時間にするためにも、ぜひ本ページを参考にしてイベント計画を立ててみてください。

イベント制作会社とは?

イベント制作会社とは?

イベント制作会社とは、イベントに関する提案や準備、片付け、会場の予約などを行ってくれる会社のことです。
イベント制作会社は催し物に関するプロであるため、企業の要望に寄り添った的確な提案をしてくれます。特に、社内イベントが初めてであったり、イベントの企画が初めての方にとって、イベント制作会社は大きな味方となってくれることは間違いありません。
また、イベント制作会社によっては告知を行ってくれたり、イベントに必要なコンテンツを制作してくれたりするケースもあり、イベントに関する対応をほとんど丸投げできる場合もあります。
通常の業務に追われている企業であっても、気軽かつ計画的にイベントを検討できますので、「イベントを開催したいけれど人手が足りない…」といった場合でも安心です。特に、大規模なイベントの場合は社内だけでは対応が難しいケースが多いといえます。
社内イベントの企画・開催に不安を感じている方は、イベント制作会社の利用を検討してみることがおすすめです。

イベント制作会社で対応してくれること

イベント制作会社で対応してくれること

イベント制作会社では、具体的にどのようなことを対応してくれるのか気になるものです。どこからどこまでの作業を任せられるのかをあらかじめ把握しておかないと、計画も立てにくくなってしまうでしょう。
ここからは、イベント制作会社で対応してくれることについて解説します。

イベント企画

イベント制作会社で対応してくれることの一つが「イベントの企画」です。
イベント制作会社では、過去の実績や企業の要望をもとに適切にイベントを企画してくれます。専門会社ならではの発想であらゆる企画を提案してくれるだけでなく、予算や規模、日時なども視野に入れたうえで企画してくれるのが魅力です。
また、イベント制作会社によるイベント企画は、参加予定者のニーズにマッチする内容となっているため、「イベントで失敗しにくい」といったメリットもあります。
社内イベントを成功させたいのであれば、イベント制作会社への相談が強くおすすめできるといえるでしょう。

イベント会場の選定

イベント制作会社では「イベント会場の選定」を行ってくれます。
イベントの内容に合った会場を探すのは意外にも大変な作業です。「そもそもどこに会場があるのか」「どんな会場が適しているのか」「イベント予定日に会場を予約できるか」など会場の選定は確認項目が多いうえに調べることも多いため、負担が大きいのが事実です。
しかし、こんな大変な作業はイベント制作会社に丸投げすることができます。あらかじめ「希望する会場のエリア」「会場の規模」「会場の設備や特徴」などを伝えておけば、イベント制作会社側で複数の会場をピックアップし提案してくれます。
また、実際にイベント会場の下見も行ってもらうことができ、機材や設備の確認、図面の検証なども行ってくれるのです。
時間も手間もかかる工程ですが、イベント制作会社に委託すればスムーズにイベント会場を押さえることができるでしょう。

演出の対応

イベント制作会社は演出も手掛けてくれることがほとんどです。例えば、音響や照明、進行、会場やステージのデザインなど様々な演出に対応してくれます。
また、当日の演出に対応してくれるだけでなく、演出アイデアを提案してもらうこともできますので、プロに意見を仰ぎたいといった方にもおすすめです。
イベント制作会社は様々なイベントに携わっているプロであるため、「どのような演出が参加者を楽しませるか」といったことを理解しています。イベントの演出に不安がある方は、イベント制作会社に相談しましょう。
ちなみに、イベント制作会社では、本番を想定した会場の使い勝手、及びバックステージの使い勝手なども視野に入れたうえで演出を計画してくれます。

イベント設営

イベント制作会社が対応してくれるのが「イベント設営」です。
イベント設営では、会場に必要な機材を搬入・設置したり、設備の設定などを行います。また、あらかじめイベント設営のプランも立ててもらええるため、効率的かつ計画的にイベント設営を進めることができるのです。
イベント設営は多くの人手が必要であるうえに、それぞれの負担が大きくなりやすいのが現状。イベント制作会社に委託すれば、大変な設営作業を代行してもらえるため、自社の負担を大きく軽減できます。
特に、大規模なイベントや、広い会場を利用するイベントなどは自社だけでの対応が難しいことがほとんどです。計画的にイベント設営を行うためにも、適切な進め方を検討しましょう。

イベント開催・運営

イベント制作会社では「イベント開催」「イベント運営」と、イベント当日の重要な役割もこなします。
イベント当日は、参加者の対応に追われたり、関係者に挨拶したりしなければならず、非常に忙しいものです。自社だけでイベントをこなそうとすると、スケジュールが押してしまうこともあり、スムーズに進まなくなってしまう……といったリスクがあります。
また、進行などに慣れていない従業員にとって、司会などの重要な役割は荷が重いでしょう。イベント制作会社であれば、プロとしてスムーズに進行してくれるだけでなく、想定外のトラブルにも柔軟に対応してくれるため、安心してイベントを進められます。

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イベント制作会社を利用するメリット

イベント制作会社を利用するメリット

イベントはわざわざ制作会社に依頼しなくても、自社ですべて対応することもできます。しかし、あえてイベント制作会社を利用する企業は少なくありません。一体なぜなのでしょうか?
イベント制作会社を利用するメリットについて見ていきましょう。

イベント計画を丸投げできる

イベント制作会社を利用するメリットとして、まず挙げられるのが「イベント計画を丸投げできる」という点です。
イベントの企画を考えたり、準備を進めたりするのは思っている以上に大変なものです。通常の業務と平行してイベント計画を進めなければならず、従業員の負担が増えてしまうことは明白といえます。
また、イベントを行うことに慣れていない企業の場合、そもそもイベントの計画が不適切であるケースもあり、失敗してしまうリスクもあるのです。
イベントは、プロであるイベント制作会社に依頼することが、成功の秘訣であり、企業の負担を軽減することにつながるといえます。
イベント計画を丸投げできるという点は、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

プロ目線でイベント内容のアドバイスを貰える

イベント制作会社を利用するメリットの一つが「プロ目線でイベント内容のアドバイスを貰える」というものです。
イベントは「とりあえず楽しそうな企画を考えればよい」「話題になりそうなイベントを開催すればよい」と考えがちですが、そもそもそういったイベントを計画することは簡単ではありません。
企業がやりたいことと、参加者が期待していることでズレが生じている場合があり、せっかくコストをかけて開催したイベントが不完全燃焼で終わってしまうことも考えられます。
企業のイベントは「プロ目線」で意見を貰い、実際に企画に反映させることが大切です。とくに、イベント開催の実績が少ない企業は、せっかく開催したイベントが空振りとなってしまうリスクもあります。社内でイベントを開催する場合は、制作会社に相談したうえで企画を考えることがおすすめです。

設営や片付けも依頼できる

イベント制作会社は、設営や片付けなども請け負ってくれるため、企業の負担が大きく軽減します。
イベントにおける設営や片付けは、非常に負担が大きいうえに時間もかかるものです。しかし、イベント制作会社に依頼すれば、設営から片付けまで丸投げできますので、企業の負担はほとんどありません。
イベントを楽しむことに集中できますし、イベントに合わせた設営、計画的な片付けなど、効率よくできますのでイベント制作会社の利用は前向きに検討したほうが良いといえます。
また、社内イベントが初めての企業の場合、一度でもイベント制作会社を利用しておくことで、プロの動きを知ることができ、次回以降のイベント開催時の参考にできます。

人手が足りなくてもイベントを開催できる

イベント制作会社を利用することで、人手が足りなくてもイベントを開催することができます。
イベントは人手がないと計画を進められません。特に、規模が大きいイベントとなると、役割分担が必要となり、多くの従業員の協力が必要となります。
しかし、日ごろから忙しく働いている従業員としては、イベント計画にまで参加することに抵抗を感じてしまうもの。また、そもそもイベント計画に協力したくても、忙しくて手が回らない……といったケースもあるでしょう。
しかし、イベント制作会社を利用すれば、人手が足りなくてもイベントの準備を計画的に進められますし、イベント当日の進行も問題がありません。
「社内イベントを開催したいけれど、人手が足りない」という場合は、イベント制作会社の利用をおすすめします。

イベント制作会社を利用するデメリット

イベント制作会社を利用するデメリット

イベント制作会社を利用するにあたり、魅力的なメリットが並んでいますが、一方でデメリットも存在します。
具体的にどのようなデメリットがあるのか、以下からの内容をチェックしておきましょう。

費用がかかる

イベント制作会社を利用するにあたり、まず挙げられるデメリットであるのが「費用がかかる」という点です。
イベント制作会社に依頼する場合、基本的に高額な費用が発生します。具体的な費用はイベントの規模や内容によって異なるものの、数十万円~数百万円となることがほとんど。特に、イベントの企画から進行、後片付けまですべて依頼すると高額な費用となります。あまりコストをかけられない企業としては、費用面の問題がネックとなるかもしれません。
なるべくコストを抑えたい場合は「イベント計画の一部を自社で担う」など工夫して、イベント制作会社に依頼する内容を減らすと良いでしょう。

繁忙期の場合は依頼を断られる可能性も

イベント制作会社を利用しようと思っても、繁忙期の場合は依頼を断られる可能性があります。
例えば、新・忘年会、花見、大型連休などの季節的なイベントがある時期は、イベント制作会社の繁忙期です。ほかの企業からの依頼も多いため、依頼を断られることがあるのです。
万が一、イベント制作会社の繁忙期に依頼することが想定される場合は、早めに希望の制作会社に相談しておくようにしましょう。
なお、仮に繁忙期ではなくても、タイミングによってはほかの企業とイベントの時期が重なってしまい、希望するイベント制作会社に依頼できないケースもあります。
時期に関わらず、イベントを検討したら早めに制作会社にコンタクトをとることが大切です。

業者によって実績や得意な分野が異なる

一口に「イベント制作会社」といっても、実際は制作会社によって実績や得意な分野が異なります。
もし、希望するイベントに合わないイベント制作会社に依頼してしまった場合、希望通りのイベント内容にならない可能性があるのです。
また、イベント制作会社の実績が少ない場合、企画の提案が企業の要望に沿えないこともあり、結果的に不満の残ることとなってしまうリスクがあります。
イベント制作会社を選ぶ際には、必ず実績や得意な分野をチェックし、希望するイベント内容に沿っているかを確認してください。
なお、可能であればこれまで手掛けたイベントの雰囲気が分かるような写真や動画などを見せてもらうと、より制作会社の特性を理解しやすくなり、制作会社選びで失敗しにくくなります。

イベント制作会社の選び方

イベント制作会社の選び方

イベント制作会社を選ぶ際には、「正しい選び方」を理解しておく必要があります。前項でも触れたとおり、イベント制作会社によって実績や得意分野が異なりますので、慎重に選ばなければなりません。
何を基準にしてイベント制作会社を選べばよいのか分からない…という方は次の内容を参考にしてみてください。

実績が豊富なイベント制作会社を選ぶ

イベント制作会社を選ぶ際には「実績が豊富なイベント制作会社」を選びましょう。
イベント制作会社は、老舗の会社もあれば、設立間もない会社もあります。当然ながら、後者の制作会社のほうが実績が少ないものです。
実績が豊富なイベント制作会社であれば、要望に忠実なイベント企画を提案してくれるだけでなく、万が一のトラブルを想定した対処法も準備してくれます。そのうえ、イベント当日の進行もスムーズかつ、臨機応変に対応してくれますので、実績が豊富なイベント制作会社を選ぶことが大切です。
イベント制作会社を選ぶ際には、「設立年」や「これまで手掛けたイベントの数」などを確認しましょう。

提案力のあるイベント制作会社を選ぶ

イベント制作会社の選び方として、挙げられるのが「提案力のあるイベント制作会社を選ぶ」というものです。
仮に実績が豊富なイベント制作会社であっても、必ずしも「提案力」があるとは限りません。極端に言えば、実績が豊富であってもマニュアル通りにしか提案できない、企業の要望に応えることしかできない、といったイベント制作会社もあるのです。
しかし、本来はイベント制作会社は、企業の要望に応えつつ、実績やアイデアを踏まえてより良い提案をしなければなりません。こうした提案力が期待できないイベント制作会社は、考え方の柔軟性や、臨機応変な対応力が低いことが考えられ、イベントの失敗につながる恐れがあります。
提案力のあるイベント制作会社を選ぶためにも、複数の制作会社に相談してみて、それぞれの対応を比較してみてください。

見積もりが明確なイベント制作会社を選ぶ

イベント制作会社を選ぶときには、必ず見積もりが明確な制作会社を選びましょう。
悪質なイベント制作会社であると、見積もりが曖昧で契約を交わしてから高額な費用を提示してくることがあります。
また、見積書に「一式」で費用がまとめられている場合も注意が必要です。見積書の内容が「一式」でまとめられていると、どの項目にどれくらいの費用がかかっているのかが分かりません。場合によっては、ぼったくりを企んでいる可能性もあります。
見積書を確認する際には、「設営費」「機材費」など、細かく項目が分けられているかを確認し、それぞれの費用が適切であるかもチェックしましょう。

イベント制作会社のおすすめは?

イベント制作会社のおすすめは?

現在、国内には様々なイベント制作会社があります。しかし、イベント制作会社によって実績や提案力、料金設定などが大きく異なるため、良心的な制作会社を慎重に選ばなければなりません。
そこで、ここからはおすすめのイベント制作会社についてご紹介します。制作会社選びに不安を感じている方は参考にしてみてください。

アズムクリエイション

おすすめのイベント制作会社としてまずおすすめできるのが「アズムクリエイション」です。
アズムクリエイションは、枠にとらわれない「新しい常識」を軸にした企画提案を得意とするイベント制作会社であり、「新しいことをやってみたい」「ほかの企業にはないイベントを開催したい」といった方におすすめです。
また、イベント制作の実績も豊富であり、大規模なイベントも多く手掛けています。ハイクオリティなコンテンツも多く制作していて、「映像」「音楽」「グラフィック」などクリエイティブ分野も対応できるのが特徴です。
ちなみに、アズムクリエイションの対応エリアは日本全国をはじめ、アメリカやオーストラリア、ヨーロッパなどにも及びます。

株式会社アイモ

「株式会社アイモ」は、おすすめのイベント制作会社の一つです。
株式会社アイモが得意とするイベントは後援会や研修、セミナーなど主に教育関連に特化した企画です。学会事務局のサポートに特化したサービスをメインで取り扱っているだけでなく、企業の新人教育やチーム力などに着目した企画も多く行っています。
また、株式会社アイモのおすすめポイントといえるのが「費用面」のメリットであり、大手イベント制作会社でありながら比較的安価な費用でサービスを提供しているのです。例えば、一般的に100万円前後となるセミナーイベントを、5060万円程度で行っているほど。数あるイベント制作会社の中でも、安価な料金設定であるといえます。
とはいえ、クリエイティブ系のイベント実績は少ないため、あくまでも「セミナー関連」「研修関連」のイベントを検討している場合におすすめです。

株式会社グローブス

おすすめのイベント制作会社の一つが「株式会社グローブス」です。
株式会社グローブスは、幅広いジャンルのイベント制作実績があり、社内イベントにも力を入れている制作会社です。演出にもこだわるイベント制作会社であり、企業の周年パーティーやあらゆるシンポジウム、社員総会など、あらゆる仕掛けを駆使しながら大成功をおさめています。
また、株式会社グローブスはイベント当日だけではなく、参加者の意識を高めるための工夫も積極的に行っているのが特徴です。「イベント前」から参加者の意識づくりを行い、イベント当日を大盛り上がりで迎えるなど、株式会社グローブスならではの工夫・アイデアが目立ちます。
また、株式会社グローブスは三菱総合研究所、三井生命保険といった大手企業のイベントも手掛けた実績があり、実力派のイベント制作会社でもあるのです。

株式会社IKUSA

イベント制作会社選びで、ぜひご検討いただきたいのが当社「株式会社IKUSA」です。
幅広い分野のイベントを手掛け、体験型や教育系などこれまでの常識を覆すような企画を提案し、実際に開催してまいりました。
「どこにもない体験を」をコンセプトとして、子供から大人まで多くの世代が楽しめるイベント企画を提案・プロデュースしています。
具体的には、スポンジの刀で相手の肩についた命を落としあうチャンバラ合戦や、水鉄砲でお互いを撃ち合う水合戦など、楽しむことを重視したイベントを行っているのです。
株式会社IKUSAのイベントは、社内イベントをはじめ、チームビルディングなどでも取り入れられていて、社員の団結力を高めるために当社をお選びいただいています。
「楽しいイベントにしたい」「子供も大人も楽しめるイベントにしたい」「チームの団結力を構築したい」といった方は、ぜひ株式会社IKUSAをご検討ください。

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まとめ

社内イベント

社内イベントでの制作会社の利用は、結論から言うと「アリ」です。
むしろ、むやみに企業内だけでイベント計画を進めていくよりも、プロであるイベント制作会社に依頼したほうが、有益なイベントへと導きやすいといえます。
また、イベント制作会社のアドバイスや提案によって、社内だけでは思いつかなかったような素敵なイベント企画となることもあるでしょう。
いずれにせよ、イベント制作会社の利用には様々なメリットがありますので、社内でのイベントの実績が少ない企業は、ぜひイベント制作会社の利用をおすすめします。
現在、イベント制作会社の利用を検討している方は、本ページの内容を参考にしながら、企業に合ったイベントを企画してみてください。

この記事を書いた人

リッキー
SEOライターとしてWeb業界に入り、今年で業界4年目のライター兼「ikusa.jp」編集長。
リアルアクティビティ事業とデジタルマーケティング事業を展開する株式会社IKUSAにて、イベント運営、事例記事・ノウハウ系記事の執筆に尽力。
研修・社内イベント・周年イベントなどの現場に触れながら、日々実感しているチームビルディングやコミュニケーションの大切さを記事に書き連ねている。

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