企業研修

2018 04.04

チャンバラ合戦研修

PDCAサイクルはプライベートにも役立つ最強のビジネススキル⁉

チョビベリー
PDCAサイクルはプライベートにも役立つ最強のビジネススキル⁉

ビジネスの場においてよく使われる「PDCAサイクル」という言葉。これがうまく回せる人は、仕事はもちろん、プライベートも充実することをご存知でしょうか?
「PDCAって聞いたことはあるけれど、実はよく知らない」という社会人初心者のあなたに、PDCAサイクルをうまく回すノウハウをお伝えします。

PDCAサイクルとは?

PDCAとは、Plan・Do・Check・Actionのそれぞれの頭文字をとった略称のこと。“計画を立てて実行し、検証して改善するという行為を繰り返し回すことで、業務をどんどん改善していく”という仕事のやり方の一つです。

Plan=計画

行動を起こす前に数値などで目標を設定し、達成するまでのスケジュールなど、いつまでに何をするべきかを明確にします。

Do=実行

「P」で立てた計画を行動にうつします。実際に行動することで初めて結果が生まれ、計画と現実とのギャップを知ることができます。結果は振り返りがしやすいように、数字や固有名詞などで分かりやすく記録を残しておきます。

Check=確認

「Do」でおこなった結果は目標を達成できたのか、できなかったのかを調べます。最初に設定した目標をクリアした場合もしなかった場合も、それはなぜだったのか原因をしっかりと検証します。検証は大きな要因から小さなものへと、分解して考えるようにします。

Action=改善

「C」でおこなった検証をもとに、目標達成に必要な課題に対する解決策を考えて改善します。何をどうするべきなのか、次のPDCAの「P」に活かせるように意識して考え、できるだけ具体的な行動に落とし込めるようにします。

 

仕事やプライベートに限らず、物事がうまくいっても失敗しても、その原因が分からないと次に生かすことができません。そして気付いたことをしっかり検証し、その次へ役立てるPDCAの考え方こそビジネスにおいて重要なスキル。仕事においてベースであるPDCAスキルの力を高めることで、タイムマネジメントや問題解決など、すべてのビジネススキルを比較的早く向上させることができるのです。

また、このPDCAはマネジメントやビジネスの場だけでなく、そのまま個人的なプライベートの場においても使えます。苦手な人とコミュニケーションをとるときや就活・婚活、マラソンの練習まで、PDCAを回すことでそれぞれのレベルを上げることができる、覚えておいてソンのないスキルなのです。

PDCAをうまく回せない……。失敗する原因は?

PDCAサイクルを実践してみたものの、「うまく回せている気がしない」「やったけれどあんまり意味がなかった」ということはありませんか? 

PDCAサイクルを回しても成果が感じられない場合は、おこなったPDCAのどこかに原因があります。PDCAの仕組みや回し方をきちんと理解して実行に移すようにしましょう。

失敗する理由①:目標の設定が曖昧

目標が高すぎたり低すぎたり、具体的でなかったりという場合は、最初に目標を設定する段階からつまずいてしまっている状態です。これでは「D」以降の実行や振り返りもすべて曖昧になってしまい、PDCAを回す意味がありません。何をするにも、目標はしっかりと固めた状態で次に進むことが必要です。

例えば漠然と「お金持ちになりたい」と思っても、今より月に3,000円使えるお金が増えればいいのか、年収3,000万円を目指すのかによってやるべきことは大きく異なります。25歳で年収300万円の人でも「30代のうちに年収800万円をめざす」という具体的なゴールがあれば、「30歳までに転職する。転職するためにはスキルアップが必要」などやるべきことが細かく見えてくるのです。

失敗する理由②:サイクルを回す期間が短すぎるor長すぎる

早く結果を出したいからといって、PDCAサイクルを回す期間が短すぎると見直しや改善する余裕がなくなってしまいます。逆に、PDCAのそれぞれのターンが終わるまで待つなど、サイクルを回す期間が長すぎてもいけません。飽きがきたり配置換えで担当が変わってしまったり、時事に対応できなかったりとデメリットが発生してしまいます。

最初の「P」の段階でしっかりとPDCAを回す期間やスケジュールを定めることが必要です。

失敗する理由③:CとAのウエイトが少ない

いくら立派なプランをたてて実行に移しても、振り返りと改善がきちんとできなければ単に“やっただけ”になります。どんな場合でも経験することは確かに大切ですが、それだけで終わってしまってはPDCAとは言えません。

仕事も計画と実行を中心に繰り返している状態では、いくらPDCAを回して頑張っているつもりでも成長は望めないでしょう。

失敗する理由④:1回で終了してしまう

たとえ計画が成功した場合でも、結果に満足して1回で終わらせてしまっては「PDCAサイクル」とは言えません。運やまぐれで成功した場合はそれを参考にしたときに痛い目に合う可能性もあります。成功したときこそ原因を調べ、再現したときにもう一度同じ結果になるか検証することが必要です。最初におこなった結果がどうあれ、そこで生まれたものを次のサイクルに活かし、何度もPDCAを回すことで少しずつ改善・成長を望むことができるのです。

そして、ひとつの計画が失敗してしまっても、そのPDCAが失敗したというわけではありません。あくまで仮設であり、どんな結果でも次に生かせればPDCAは役に立つことができます。失敗したから恐れる必要はないのです。

また、どんなPDCAにもその上の階層が存在します。目的のPDCAが成功したあと、視野を広げてその上位の部分にある課題を別のPDCAで解決していくことで、さらなるレベルアップができるのです。

失敗する理由⑤:自分の仕事には関係ないと思っている

PDCAは経営やマネジメントに大きな力を発揮しますが、それだけではありません。PDCAは日々の仕事はもちろん、人間関係の構築やプレゼン力の向上、趣味の上達など、プライベートのあらゆる場面で使える万能スキルです。仕事の業界や業種を問わずスキルアップにつかえるため、PDCAこそ身に着けておいてソンはないスキルです。

「仕事のためだけではなく、自分のためにもなる」という考えでPDCAスキルを習得しましょう。

PDCAを計画的に回すポイントは?

最初からすべて成功し続ける人はいません。だからこそ、結果を次へとつなげるPDCAの役割は重要です。しかし、間違った方法でPDCAを回していてはなかなか結果につながりません。正しい思考で正しい回し方をしてこそ、PDCAをおこなう意味が出てきます。

ここでは、PDCAを計画的に回すにはいくつかのポイントを紹介します。

ポイント①:PDCAの前に「G(GOAL)」をまず設定する

PDCAサイクルを回す前に、まずは「G(GOAL)」を設定しましょう。「何のために」「どうして」PDCAを回すのか、最初の段階でゴールをしっかりと決めておかなければ方向性を見失ってしまいます。

PDCAの明確なゴールを設定することで、現状に対して最初から無理な目標や甘すぎる目標設定をすることがなくなります。また、ムダな努力や間違った努力をせずにすみます。そして、最短でゴールへ近づくために適切な目標を考えることができます。

ポイント②:PDCAを数値化、具体化する

PDCAはそれぞれ時間や達成数など、数字で目標があると具体的にイメージしやすくなります。数値化しにくいものでも、細かくみていけば数字で測定できることがあります。

例えば目標が「残業を減らす」など数値で表しにくい場合、それだけだと漠然としていてどのように改善していいか分かりにくいもの。しかし、「残業があっても20時には退社する」「17時30分までにはその日にやるべき仕事を終わらせる」などのように、数字で具体的な目標を立てると実践・検証しやすくなり、「一日のスケジュール表や、やることリストをつくる」などの具体的な行動に落とし込めます。

また、数値化できないものでも具体的に文字に起こすことで、頭だけで考えるよりも解決策が見えやすく、普段から意識して行動に移しやすくなります。

『いつまでもデブと思うなよ』という本がベストセラーになった岡田斗司夫さんは、「毎日食べた物を記録する」という方法で自分の意識と行動が変わり、1年間で50キロのダイエットに成功しています。ただ漠然と「やせたい」と思っているだけでなく、自分の行動を紙に書き視覚化することで、現状を改善しようとする意識が生まれたというワケです。

ポイント③:PDCAの進捗チェックをおこなう

PDCAサイクルはだらだらとおこなわず、期間を決めて実行することが不可欠です。P(計画)の段階で始まりと終わりの期限を定め、1週間、1か月などの一定期間を設けて定期的に進捗状況を確認しましょう。進捗管理はチームなどの場合は会議、自己管理の場合は日報などのツールを使うのも1つの方法です。現状確認をしたのち、最初に設定した目標からズレが生じている場合は改善し、計画を軌道修正します。

目標の大小を問わず、PDCA用のタイムキーパ―を作ることでよりPDCAサイクルを回しやすくなり、状況に応じてスケジュールを見直すなどの対応ができるようになります。

ポイント④:CとAを重点的におこなう

目標をたてて実行した仕事。それが失敗したときも成功したときも、原因を調べて次に活かすことが重要です。大きい成功・失敗の原因からだんだん細かく分解していき、なるべく多くの気づきから具体的な改善点を洗い出しましょう。

また、結果からの改善策を出す場合は複数の案を考えることがポイントです。1つの結果から複数の課題や改善策が出れば、優先度の高いものから取り組める、いくつかの課題を同時進行で取り組めるなどのメリットがあります。もちろんすべての改善策に手をつける必要はありませんが、次のPDCAを回すときに非常に有利になります。

ポイント⑤:PDCAを仕組み化、習慣化する

PDCAをおこなうたびに、毎回何をしようかと悩んでいたり、いつやろうかと後回しにしたりしていてはなかなか行動に移せません。そのため、PDCAを仕組み化・習慣化することが重要です。

そして、仕組み化・習慣化には工夫が必要です。時間がかかるものや複雑なものであればあるほど行動にうつしにくく、継続が難しくなります。それに対して、「簡単にできる」「やる時間や内容が決まっている」ものであれば、比較的負担が少なくスムーズにおこなうことができます。

例えば仕事をする前にその日の目標とスケジュールをたて、就業前に日報で振り返るようにすれば、1日10~20分程度でPDCAサイクルを回せるようになります。それらを書き込むフォーマットも決めて繰り返し使えるようにし、「毎日就業前と就業後に記入する」と決めてしまえば、さらに効率よくPDCAを回すことができます。

ポイント⑥:PDCAの結果を継続的に保管する

実行したPDCAを次に活かすために、検証結果などはしっかりと保存しましょう。「前回の結果から改善した案がどうなったのか」を継続的に保管していくことで、より失敗しない、改善に向かうためのPDCAサイクルを回すことができます。

例えば大きな事業などでは、計画から改善までの情報を保管することが重要です。月単位や年単位で積み重ねた情報があれば、事業の担当者が変わった場合などにもすぐに対応することができ、会社の財産にもなるのです。

PDCAで参考にすべき本は?

「PDCAサイクルの回し方はわかったけれど、いまいち行動に結びつかない」などと、まだPDCAに苦手意識がある場合や、「もっとPDCAをうまく回す方法が知りたい」とさらにPDCAの知識を深めたい場合には、書籍を参考にするのもオススメです。

初心者から上級者まで、PDCAサイクルをさらに理解し、実際に活用するための参考図書を紹介します。

最短で目標を達成する!PDCAノート(岡村拓朗著、フォレスト出版)
こちらは『自分を劇的に成長させる!PDCAノート』をはじめとした、シリーズ10万部突破の「PDCA×ノート術」の最新刊。著者の岡村拓朗さんは、外資系企業のマネージャーというサラリーマンでありながら「残業ゼロ時短コンサルタント」としても活動しているという人物です。

本書はその名の通り、“最短で目標達成するためのPDCAノート術”を公開。ノートを使ってPDCAを視覚化・仕組み化するやり方など、PDCAの目標設定から計画、実行、振り返りまで、1冊のノートで目標達成のPDCAが全部回せるようになる方法がされています。

まんがで身につくPDCA(原マサヒコ・兼島信哉著、あさ出版)
「PDCAって何⁉」という社会人初心者や、まだPDCAという言葉に苦手意識がある人向けの本。某進研ゼミの案内のように、売り上げが伸びずに悩む営業の女の子やチームをまとめられないマネージャーなど、登場人物たちが繰り広げるストーリーを楽しみながらPDCAを学ぶことができます。

また、マンガの著者である兼島信哉さんは、映画『バクマン。』の中で、新妻エイジが連載するまんが「CROW」の制作を担当したマンガ家。そして冒頭は殺人事件から始まるというストーリー展開に、単純にマンガとしても楽しめる1冊です。

図解でわかる! 回せるPDCA (藤原毅芳著、秀和システム出版)
こちらは「PDCAサイクルがいまいちイメージしにくい」という人にオススメの1冊。「PDCAは計画(Plan)が9割」「行動結果を数値化する」などの細かい項目があり、それぞれにイラストなどの図解を取り入れながら見開きで完結に紹介されています。初心者でも上級者でも知りたい部分だけ読むことができるので、PDCAの辞書がわりとしても使える本です。

また、導入には「そもそもPDCAは必要か?」という導入部分から紹介されているので、しっかりと自分自身で理解を深めつつ学習することができます。

PDCAスキルで仕事もプライベートも充実できる!

PDCAサイクルを活かせるのは、仕事やビジネスの場だけではありません。PDCAはどんな職種や趣味のスキルアップにも使える、誰にとっても持っていてソンのない万能スキルです。

今回あらためてPDCAサイクルの知識を入れたことで、これからあなたが人生における様々な場面でグンと成長するきっかけができたはずです。PDCAサイクルにおいては、失敗という言葉はありません。たとえうまくいかなかった事であっても、しっかりと検証して次のサイクルに活かすことができれば成功につながります。

どんなときにも失敗を恐れずPDCAを繰り返し、仕事もプライベートも充実した人生をおくりましょう!

 

 

 

 

参考サイト:

この記事を書いた人

チョビベリー
1982年生まれ。京都市立芸術大学日本画専攻卒業。柔道・ボクシング・極真空手の経歴をもつ普通のOL。複数のWEBサイトで記事を執筆するかたわら、自身の恥をかきさらす意識ぬるい系ブログ『チョベリグ!』を更新中。特技は速読、ダメ出し、絵を描くこと。

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